Um livro razão de compras é um registro mantido por uma empresa para fins contábeis de todos os pagamentos feitos e dinheiro atualmente devido aos credores. O objetivo é manter registros precisos e estar ciente de quanto dinheiro é devido a qualquer momento. No passado, os livros-razão de compras eram mantidos à mão, mas agora a maioria das grandes empresas usa livros-razão computadorizados para manter seus registros. É comum que um livro-razão de compras contenha contas individuais para cada fornecedor comercial junto com o saldo devido a cada um.
Administrar um negócio de sucesso exige a manutenção de registros diligentes, pois os pagamentos e recebimentos de pagamentos ocorrem em um ritmo frequentemente frenético todos os dias. Uma empresa que perde o controle das idas e vindas desse dinheiro corre o risco de ficar aquém na hora de saldar suas dívidas. Por esse motivo, é mantido um livro-razão de compras com a finalidade específica de acompanhar os pagamentos efetuados e o valor devido a quem fornece bens e serviços ao negócio.
As empresas geralmente estabelecem um relacionamento com os fornecedores com base no crédito, o que significa que nenhum pagamento realmente muda de mãos no momento da compra, mas o dinheiro é devido aos fornecedores e pago em uma data posterior. Saber quanto dinheiro é devido a cada fornecedor é uma necessidade, e um livro-razão de compra resolve esse problema. Cada fornecedor individual é geralmente representado em um livro razão por sua própria conta, que registra as compras feitas, quaisquer pagamentos que a empresa tenha feito por essas compras e o saldo pendente devido ao fornecedor.
É aconselhável que as empresas atualizem seu livro-razão de compras regularmente para acompanhar de perto quanto dinheiro é devido aos credores. Além disso, um sistema de manutenção de registros fácil de seguir é necessário para que a confusão não resulte em pagar muito pouco ou até muito aos fornecedores em um determinado momento. Isso pode ser feito numerando cada compra e pagamento para que sejam fáceis de localizar e identificar.
Toda essa manutenção de registros ficou muito mais fácil para as empresas com os avanços feitos na tecnologia da computação. O software está prontamente disponível e age essencialmente como um livro-razão digital de compras, com pagamentos e compras registrados com apenas alguns toques simples no teclado. Mesmo que uma empresa tenha informatizado seus registros de pagamentos e compras, ela ainda deve se certificar de ser cuidadosa ao atualizar as entradas para evitar que seus registros se tornem desatualizados.
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