Um off-balance sheet é uma forma de rastrear um ativo ou dívida sem incluí-lo no sistema contábil principal. A maioria das empresas tem dois métodos de gerenciamento de ativos e dívidas, conhecidos como balanços patrimoniais e não contabilizados, e às vezes chamados de contabilidade interna e externa. Ativos e dívidas no balanço são transações padrão que a empresa possui e é diretamente responsável, enquanto as transações fora do balanço são para circunstâncias em que a empresa não tem propriedade direta do dinheiro. Este termo também é uma forma comum de descrever práticas contábeis ilícitas.
A maior diferença entre ativos ou dívidas dentro e fora do balanço é a propriedade. Quando um ativo ou dívida pertence a uma empresa, a empresa pode fazer praticamente tudo o que quiser com o dinheiro, como liquidar ativos e gastar o dinheiro, reinvestir em sua própria empresa ou vender dívidas a outras instituições. Se o dinheiro não pertence à empresa, ela não pode fazer nada sem a aprovação do proprietário.
Usos comuns
A maioria das empresas usa um sistema on-book quase exclusivamente. Lugares como lojas de varejo e restaurantes não têm necessidade comum de contabilidade fora do livro; os únicos locais onde a prática é comum são em instituições financeiras e corretoras. Essas empresas geralmente detêm dinheiro e ativos para terceiros e, embora esses ativos estejam no sistema da empresa, eles não pertencem realmente à empresa.
Embora muitos bancos usem o sistema fora do balanço, ele não é necessário para todas as transações bancárias. Por exemplo, quando uma pessoa dá dinheiro a um banco, isso faz parte de um contrato que ela firmou quando abriu uma conta. O dinheiro que o banco mantém na verdade pertence à pessoa, e ela pode usá-lo como quiser. Quando a pessoa recebe dinheiro no banco, ela está na verdade recebendo seu próprio dinheiro de volta, o que significa que a transação é considerada parte do sistema registrado. Como resultado, a maior parte da contabilidade da instituição é feita no balanço patrimonial.
Uma transação só é listada em um balanço patrimonial se a instituição que detém o dinheiro não tiver controle fora do benefício contratual direto. Na verdade, essa situação ocorre apenas em alguns casos, e a maioria deles envolve a retenção de dinheiro em fundos fiduciários. Por exemplo, se uma corretora está mantendo uma pequena quantia do dinheiro de um investidor como garantia contra uma queda do mercado de ações, esse dinheiro não pertence realmente à empresa até que seja retirado para cobrir uma perda. Até então, o dinheiro está na conta da corretora, mas a empresa não pode utilizá-lo.
Registro de transações ilícitas
O off-balance sheet também é um método comum de descrever transações que são ilegais. Essas transações ocorrem fora dos livros oficiais da empresa. Independentemente de sua origem, todo dinheiro que entra ou sai precisa ser contabilizado. No passado, isso levou à prática de usar dois livros-razão, um oficial e outro não, criando um sistema dentro e fora do livro.