Uma conta de reembolso de milhas pode referir-se a duas coisas diferentes. A primeira é um tipo de conta mantida por uma funcionária de uma empresa na qual ela trabalha; quando ela faz viagens de negócios qualificadas, ela pode enviar um formulário para reembolso de milhas e os fundos serão colocados na conta, que geralmente é apenas um cartão de crédito comercial. O segundo tipo de conta de reembolso de milhas é estabelecido pela própria empresa e geralmente é uma quantia de fundos especificada pela empresa e designada com a finalidade de reembolsar funcionários em viagens de negócios. Isso ajuda a empresa a gerenciar despesas e manter um orçamento mensal ou anual.
O primeiro tipo de conta de reembolso de milhas é um dos benefícios frequentemente oferecidos aos funcionários de grandes empresas. O reembolso pode cobrir despesas de gás para uso do carro próprio, ou pode cobrir os custos de um carro alugado e o gás que foi necessário para o carro. Também pode cobrir passagens aéreas se esse tipo de viagem for necessário, além de outras despesas de viagem, como um quarto de hotel. O reembolso de milhas não se refere necessariamente apenas às milhas percorridas. Essas contas às vezes também são chamadas de contas de reembolso de viagens.
As empresas normalmente exigem que os funcionários apresentem recibos e, em seguida, emitem um cheque para reembolso, ou podem apenas dar aos funcionários um cartão de crédito corporativo para usar e, em seguida, repor os fundos na conta de reembolso de milhas. Os funcionários devem manter um controle cuidadoso do dinheiro gasto e, em seguida, enviado para reembolso, e certificar-se de que apenas despesas qualificadas sejam enviadas. Caso contrário, pode-se perder o privilégio de acessar uma conta de reembolso de milhas ou ser proibido de fazer viagens de negócios no futuro.
O segundo tipo de conta de reembolso de milhas é usado por empresas para fins orçamentários mais amplos. O dinheiro raramente é colocado em uma conta real separada do resto da folha de pagamento ou fundos de despesas de negócios, mas muitas vezes o software de contabilidade é usado para designar a finalidade dos fundos nessas contas maiores. Uma certa quantia por mês ou por ano pode ser permitida para reembolso de milhas, e se os funcionários estiverem ultrapassando essa quantia, a quantidade de viagens de negócios permitidas pode ser reduzida ou uma auditoria pode ser realizada para garantir que os fundos sejam sendo usado apropriadamente. Manter contas dessa forma também permite uma contabilidade mais fácil e um equilíbrio entre receitas e perdas no final do ano.