Um registro de ativos fixos é um registro de todos os ativos detidos por uma empresa que devem ser usados para fins comerciais e não vendidos para lucro. Esse registro é exigido por lei nos Estados Unidos para fins de tributação. Manter um registro de ativos fixos inclui a coleta de informações detalhadas sobre todos os ativos fixos em posse de uma empresa. Exemplos de ativos fixos incluem as máquinas e equipamentos usados para produzir produtos e os terrenos e instalações nos quais os negócios estão sendo feitos.
Ao longo de sua existência, uma empresa deve adquirir diversos itens que lhe permitam conduzir seus negócios. Esses itens são propriedade da empresa e são separados dos bens e serviços que a empresa vende a seus clientes. Também conhecidos como ativos fixos, esses itens devem ser rastreados em todos os momentos, não apenas para estar em conformidade com a legislação tributária, mas para que a empresa saiba os custos inerentes a todos os seus ativos. Sendo este o caso, um registro completo dos ativos fixos é crucial para as operações de qualquer empresa.
O componente mais óbvio de qualquer registro de ativos fixos é uma lista detalhada de todos os itens que se qualificam como ativos fixos. Esses ativos não podem ser facilmente vendidos por dinheiro, nem se destinam a esse fim. Por exemplo, uma máquina usada na fabricação de um produto específico seria um exemplo concreto de um ativo fixo. Os ativos fixos também podem incluir itens menos concretos, como direitos autorais ou patentes, porque esses itens têm um valor próprio.
Avaliar os ativos em posse de uma empresa também é uma parte necessária de um registro de ativos fixos. Isso é necessário para fins fiscais e também pode ser útil para a empresa em termos de saber que tipo de seguro é necessário para proteger o ativo imobilizado. Uma empresa que faz uma avaliação dos ativos fixos que possui também deve levar em consideração a depreciação. Depreciação é o valor que um ativo perde ao longo do tempo em que é usado, e as empresas podem amortizar a perda desse valor em suas declarações de impostos.
Um registro de ativos fixos eficaz incluirá o máximo de informações detalhadas sobre os ativos que puderem ser incluídas. Isso deve incluir onde os itens estão localizados, onde foram comprados e quando é necessária a manutenção dos itens. Os números de série e os códigos de barras permitem que todos os itens sejam facilmente rastreados até suas origens e, geralmente, são incluídos nos registros por esse motivo.
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