Simplificando, um relatório financeiro de projeto é um documento que define o desempenho geral de um projeto, seu cronograma e seu orçamento. Muitas empresas e negócios os usam para controlar a lucratividade e as despesas de vários empreendimentos, e também são úteis para governos e outras organizações. As especificações do que está envolvido geralmente variam um pouco, dependendo da natureza do projeto em questão, mas na maioria dos casos os elementos principais de todos os relatórios são quase os mesmos: todos estabelecem as receitas e despesas básicas, por exemplo, bem como definem métodos de alocação; na maioria das vezes, eles também identificam os objetivos gerais do projeto e as expectativas futuras. Os relatórios são frequentemente exigidos por partes externas que têm interesse financeiro nos projetos descritos e, em muitos casos, o sucesso e o financiamento contínuo dos empreendimentos dependem de os investidores estarem ou não satisfeitos com os números e as estatísticas transmitidas. Às vezes, os relatórios são incluídos com o relatório anual maior de uma empresa, que normalmente é fornecido aos acionistas, mas também pode ser normalmente solicitado e publicado de forma independente. O tempo geralmente depende de quando o projeto é concluído ou, alternativamente, de quando os principais investidores desejam um relatório de andamento.
Noções básicas sobre demonstrações financeiras e relatórios em geral
As demonstrações financeiras são críticas para todos os empreendimentos comerciais, sejam eles grandes ou pequenos e com fins lucrativos ou não. Existem muitos tipos diferentes, principalmente para se alinhar com muitos objetivos diferentes. Um demonstrativo de lucros e perdas, também conhecido como relatório de receitas e despesas ou receitas e despesas, é um exemplo; outro é um balanço ou um relatório de balanço de conta. Um relatório de fluxo de caixa é menos comum em entidades de pequeno porte e raramente criado por indivíduos.
Na maioria dos casos, o que torna único um relatório financeiro de um projeto específico é o seu escopo. Todos os três tipos básicos de demonstrações financeiras podem ser usados ampla ou especificamente, e todos podem ser incluídos em um relatório de projeto se usados para detalhar as perspectivas ou o desempenho de um projeto específico e isolado.
Especificidades de quais relatórios de projeto devem detalhar
Um relatório financeiro de projeto típico geralmente inclui uma narrativa escrita para informar o leitor sobre os objetivos e o progresso do projeto. Esta parte do relatório também discutirá estouros do projeto e problemas que afetam o desempenho financeiro. Os relatórios sobre quanto dinheiro foi ganho ou perdido durante um determinado período de tempo, como esse ganho ou perda apareceu nas várias contas e quanto dinheiro veio de atividades geradoras de receita, atividades de investimento e empréstimos também estão normalmente incluídos. Muito disso varia dependendo do próprio projeto, com empreendimentos mais longos e complexos exigindo mais. Os principais elementos incluídos são geralmente bastante consistentes, no entanto.
Receitas e despesas
Normalmente é necessário alocar receitas e despesas de forma muito precisa na contabilidade do projeto. A receita deve estar diretamente associada ao projeto, por exemplo. Na maioria dos casos, as despesas serão categorizadas em dois grandes grupos: despesas diretas e indiretas.
As despesas diretas são incorridas exclusivamente devido às atividades do projeto, como mão de obra e suprimentos do projeto. As despesas indiretas são compartilhadas com outros projetos ou atividades. Isso inclui gerenciamento acima do gerenciamento de projeto e várias funções de suporte, como controle de qualidade ou marketing.
A alocação de custos indiretos costuma ser um pouco mais complicada. Embora existam padrões de alocação desenvolvidos por profissionais de contabilidade, eles podem estar abertos ao debate. Um exemplo desse debate sobre custos é a maneira correta de alocar o tempo de um gerente de departamento de suporte que não é do projeto com várias pessoas técnicas designadas a vários gerentes de projeto para controle de qualidade. Se o gerente de controle de qualidade não precisa realmente revisar o trabalho executado por seu funcionário, se ele ainda deve alocar parte de seu tempo para gerenciar o funcionário devido aos custos indiretos de fornecer espaço de escritório, contratação, treinamento e outros custos de gestão associados colocar o funcionário técnico à disposição do projeto é um tanto controverso – alguns relatórios incluem isso, enquanto outros não.
Definindo o Escopo Maior
Outra preocupação na revisão de um relatório financeiro do projeto é a definição do escopo do projeto. Os projetos geralmente são expandidos ou reprogramados, ou sofrem uma mudança nos níveis de financiamento. A declaração de trabalho que descreve o trabalho a ser executado, o cronograma e o custo precisa ser revisada em tempo hábil. Esta atividade de trabalho expandida deve ser claramente declarada na parte escrita do relatório financeiro do projeto para que a eficácia e o sucesso do projeto possam ser claramente determinados.
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