Uma conta de folha de pagamento é uma conta bancária reservada para o propósito de gerenciar todos os desembolsos associados à folha de pagamento de um empregador. Os fundos são transferidos para a conta de outras contas comerciais, a fim de financiar uma folha de pagamento, reservar fundos para pagar impostos do empregador e quaisquer retenções do pagamento de funcionários e desembolsar pagamentos na forma de transferências eletrônicas ou cheques em papel. Geralmente, é recomendável manter uma conta bancária separada para fins de folha de pagamento, pois simplifica muito o processo de rastreamento de atividades nos principais livros contábeis.
Além de fornecer um meio organizado de implementar transações relacionadas à folha de pagamento, uma conta da folha de pagamento também facilita a determinação de quais dessas transações foram concluídas com êxito. Os desembolsos da folha de pagamento, na forma de um cheque em papel ou da transferência do saldo para uma conta do cartão da folha de pagamento dos funcionários, podem ser identificados com facilidade, simplificando o rastreamento da data em que a transação inicial ocorreu e quando essa transação foi lançada na conta. Isso permite que o pessoal da folha de pagamento determine rapidamente em tempo real quais desembolsos foram e ainda não foram liberados.
Embora a manutenção de uma conta da folha de pagamento possa ser gerenciada com o uso de um razão básico da folha de pagamento e um registro de cheques, muitas empresas hoje fazem uso do software da folha de pagamento. Pacotes de software desse tipo tornam o processo de cálculo da folha de pagamento, incluindo a aplicação de pagamento de horas extras para funcionários horistas e a retenção de impostos, um processo simples. Além disso, o software pode ser usado para automatizar o processo de transferência eletrônica de fundos da conta da folha de pagamento para as contas bancárias dos funcionários. Muitos desses pacotes também são capazes de enviar pagamentos eletrônicos para agências fiscais, bem como transferir fundos para contas designadas em situações nas quais qualquer funcionário está atualmente sob uma ordem de penhora ou de ordem permanente, como pagamento de pensão alimentícia.
Juntamente com a definição mais comum de conta de folha de pagamento como uma conta bancária usada apenas para fins de folha de pagamento, o termo também se refere a uma conta estabelecida com uma agência nacional de receita, como o Internal Revenue Service nos Estados Unidos ou a Canada Revenue Agência. Essa conta serve como ponto de destino para qualquer atividade da folha de pagamento relatada por uma determinada empresa. A atividade relevante para a conta inclui o pagamento total de ordenados e salários, a quantidade de retenção na fonte de cada funcionário e uma discriminação dos impostos e outras formas de retenção realizadas em nome do funcionário. Nesse aplicativo, a conta da folha de pagamento também rastreia o valor dos impostos devidos pela empresa em questão e aplica pagamentos a essa quantia à medida que os fundos são recebidos da empresa.
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