Uma reserva de contas a receber é um tipo de conta de reserva criada para compensar perdas incorridas quando os clientes não remetem os pagamentos de faturas pendentes. A ideia da reserva é evitar que a empresa passe por grandes dificuldades financeiras devido ao não pagamento. Uma conta de reserva desse tipo pode ser usada para compensar o impacto das faturas que permanecem vencidas quando um cliente declara falência, fecha o negócio ou simplesmente não paga, e o saldo é entregue a uma agência de cobrança.
Existem várias estratégias que podem ser usadas para determinar a quantidade de fundos que são alocados para uma reserva de contas a receber. Uma das abordagens mais comuns é fazer uso de dados históricos que envolvem a porcentagem e os valores reais de inadimplência na fatura que ocorreram dentro de um determinado período de tempo. Uma abordagem um pouco diferente exige basear o valor no vencimento das faturas, com o saldo da reserva baseado na soma total das faturas com mais de 90 dias. A escolha da melhor abordagem geralmente depende das circunstâncias do negócio e da facilidade com que a empresa pode se recuperar se as faturas mais antigas não forem totalmente pagas.
O principal benefício de estabelecer e manter uma reserva de contas a receber é que a empresa está um tanto isolada dos efeitos nocivos gerados pela falha dos clientes em remeter os pagamentos de faturas pendentes. Ao ter reservas em mãos, a empresa é capaz de compensar essas perdas e continuar a desembolsar pagamentos a vendedores e fornecedores sem falhar. Por ter recursos suficientes na reserva, é possível evitar multas por atraso e outras penalidades sobre as contas a pagar que só aumentariam as obrigações de endividamento da empresa, dificultando ainda mais a estabilidade financeira.
As diretrizes sobre quando usar os fundos de uma reserva de contas a receber variam. Algumas empresas exigem que as contas de clientes inadimplentes sejam enviadas para cobrança antes que os fundos da reserva possam ser usados para compensar as perdas. Outras empresas adotam a prática de retirar fundos da reserva de contas a receber quando as faturas atingem um certo nível de envelhecimento, como 120 dias após a emissão. No caso de os fundos serem recebidos devido a esforços de cobrança ou de o cliente enviar um pagamento depois que a conta atingiu o limite de envelhecimento, esses pagamentos podem ser usados para repor a reserva, permitindo que a empresa mantenha este tipo de pecúlio para o futuro .