Um agendador médico cria um agendamento para uma clínica ou clínica, equilibrando as necessidades dos pacientes com os prestadores de cuidados para adequar os pacientes e ajustar o agendamento conforme necessário para acomodar emergências e outros eventos. Agendadores médicos trabalham no escritório da frente para interagir pessoalmente com os pacientes e também lidam com as comunicações por telefone e e-mail do escritório. Este trabalho não possui requisitos especiais, mas geralmente são preferidas boas habilidades de pessoas e conhecimento em informática.
Quando um paciente entra em contato com um consultório médico para uma consulta, o agendador médico coleta algumas informações básicas para determinar a urgência do problema e fazer uma estimativa sobre o tempo necessário para a consulta. O agendador também toma nota de quaisquer procedimentos e equipamentos que possam ser necessários, como um conjunto de raios-x ou uma coleta de sangue. Com essas informações, o agendador pode oferecer ao paciente alguns horários adequados e marcar a consulta.
Agendadores médicos podem enviar lembretes, e-mails ou cartões para garantir que os pacientes saibam quando entrar. Eles lidam com cancelamentos, reagendando conforme apropriado. Se um paciente cancelar com pouco aviso, o agendador médico também poderá anotar que o paciente deve ser cobrado pela consulta, se isso fizer parte da política da prática. No caso de os agendamentos começarem a ficar atrasados devido a compromissos longos ou problemas técnicos, o trabalho do agendador médico é recolocá-los nos trilhos, movendo compromissos e tomando outras medidas, se necessário.
Em algumas práticas, um agendador médico também puxa a papelada e os formulários para se preparar para as consultas e também pode distribuir suprimentos. Em outros, é responsabilidade dos enfermeiros e outros técnicos que preparam a clínica para o dia. O agendador também é responsável por garantir que a equipe adequada esteja disponível e coordena os membros da equipe para conscientizá-los da programação diária. Se um paciente precisar de uma coleta de sangue, por exemplo, o agendador médico garante que os técnicos tenham isso em sua programação, para que estejam prontos quando o paciente chegar.
Não é necessário nenhum treinamento específico para trabalhar como agendador médico, embora um breve curso de terminologia médica e práticas comerciais possa ser útil. A experiência anterior em recepção e serviço público geralmente é útil para os candidatos, e habilidades como habilidades bilíngues podem potencialmente ser úteis em um aplicativo. O agendador médico lida com informações confidenciais e pode precisar passar por uma verificação de antecedentes ou concordar em assinar a papelada indicando aceitação e entendimento das políticas de privacidade do escritório.