As tarefas de um secretário júnior podem variar dependendo da empresa para a qual ele trabalha, bem como do número de outros funcionários. Este é um trabalho de assistente administrativo de nível de entrada, no entanto, muitas pessoas podem começar nessa posição com muito pouca experiência ou educação, o que é um grande benefício. Na maioria dos casos, um secretário júnior se reportará a um secretário em uma posição sênior e receberá várias tarefas no escritório. Isso pode envolver atender telefones, cumprimentar os clientes quando eles chegam e manter os arquivos organizados. Alguns secretários juniores também são responsáveis pela limpeza do escritório e também pela limpeza dos banheiros.
Normalmente, as responsabilidades diárias de uma secretária júnior giram em torno de garantir que o escritório funcione com eficiência e sucesso. Atender telefones e direcionar os chamadores para a pessoa adequada costuma ser uma grande parte do dia. Uma secretária júnior também pode ser responsável por responder ao email, além de receber e classificar mensagens físicas todos os dias para enviá-las ao local correto. O uso de máquinas de escritório para fazer cópias, distribuir memorandos ou compor cartas é outra parte importante do trabalho; portanto, um indivíduo nessa posição deve ter excelentes habilidades de comunicação e digitação, além de entender a tecnologia do escritório.
Cumprimentar os clientes que entram, ou ajudá-los a responder perguntas ou preencher a papelada, também pode fazer parte das responsabilidades do trabalho de uma secretária júnior. É importante ser gentil e sempre ter uma aparência e um comportamento profissional. Em alguns escritórios, a secretária pode ser a primeira pessoa que as pessoas vêem quando passam pela porta, portanto isso é especialmente importante. Como resultado, o secretário júnior também pode ser responsável por manter a aparência do escritório; preenchendo papéis, mantendo as coisas arrumadas e limpas e mantendo as áreas limpas.
Alguns secretários também podem ser responsáveis pela manutenção do material de escritório. Uma secretária júnior pode ser solicitada a fazer um inventário, por exemplo, e fazer um pedido de suprimentos adicionais conforme necessário. Os secretários que forem bem-sucedidos em suas tarefas básicas podem receber responsabilidades adicionais, como agendar e planejar reuniões ou tomar atas das reuniões e preparar relatórios, por exemplo. Geralmente, os secretários juniores são elegíveis para promoções à medida que obtêm experiência de trabalho e habilidades adicionais no escritório, tornando-o uma carreira lucrativa para muitas pessoas interessadas nesse tipo de trabalho.