Muitas posições administrativas estão disponíveis na área médica. Um supervisor de registros médicos é responsável por organizar e manter um departamento de registros médicos. Ele ou ela coordena todas as atividades da equipe do departamento, incluindo arquivamento, cobrança, codificação, atendimento ao cliente e muitos outros projetos.
Um supervisor de registros médicos pode agendar turnos de trabalho, contratar e treinar funcionários. Entrevistar funcionários em potencial é um componente do trabalho. Atribuir ou alterar tarefas e planejar as funções diárias de um escritório são tarefas típicas que o supervisor provavelmente fará. Ele ou ela geralmente trabalha com codificadores médicos, faturadores médicos e outros profissionais da área médica regularmente.
A supervisão de todas as tarefas dos funcionários é uma parte fundamental do trabalho de supervisor de registros médicos. Ele ou ela deve se esforçar para manter o controle de qualidade e o moral dos funcionários no local de trabalho. Embora eles geralmente tenham um grau de informação em saúde ou qualificações mais altas, os supervisores geralmente criam suas próprias estratégias para concluir com êxito essas tarefas.
Como a maioria dos outros trabalhos médicos, este envolve um fluxo constante de papelada. Documentação de atividades diárias, reclamações, ausências de trabalhadores e outros problemas são anotados diariamente. Avaliações de desempenho para os trabalhadores são realizadas regularmente. Os supervisores geralmente verificam as análises de gráficos e outros documentos quanto a erros e pontualidade. Eles também documentam várias irregularidades, como prontuários médicos incompletos.
Quando um departamento de registros médicos enfrenta uma reclamação do cliente, o supervisor de registros médicos geralmente é responsável por fornecer uma resolução. Tais reclamações podem resultar de uma violação da Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde, ou HIPPA. Uma violação da HIPAA pode levar a procedimentos legais sérios; portanto, o supervisor deve fazer tudo ao seu alcance para impedir que tal ocorrência aconteça.
Além de preencher formulários, os supervisores de registros médicos geralmente ajudam a criá-los ou revisá-los. Esses desenvolvimentos ou revisões podem incluir edições gerais, adicionar novas diretrizes ou leis ou gerar documentos completamente novos para novos procedimentos ou médicos. Eles também são frequentemente responsáveis por garantir que as leis federais, estaduais e de agências atuais, bem como os regulamentos estabelecidos por terceiros, sejam seguidos dentro de uma instalação.
Durante os procedimentos judiciais, os supervisores de registros médicos às vezes são responsáveis por fornecer evidências. Eles podem ser solicitados a enviar depoimentos ou testemunhar a validade de qualquer prontuário em questão. Dentro do laboratório, um supervisor de registros médicos pode supervisionar as atribuições de diagnóstico, gravação e transcrições realizadas.