Um administrador de garantia trabalha para uma instalação de varejo ou distribuição e se comunica com os fabricantes sobre peças defeituosas ou reparos de um produto específico, como componentes ou módulos eletrônicos. Esse trabalhador grava solicitações de garantia, coleta e envia peças com falha e trabalha com o departamento de contabilidade para garantir que todas as reivindicações de peças e mão-de-obra sejam pagas integralmente. De fato, essa posição administrativa pode supervisionar vários outros trabalhadores de garantia se o negócio for relativamente grande, como uma concessionária de automóveis.
As peças novas com defeito são normalmente enviadas de volta ao fabricante para crédito monetário, especialmente se houver trabalho do trabalhador para substituir e ajustar a peça. Cada fabricante inspeciona as peças devolvidas e distribui crédito às instalações que reivindicam o trabalho; as peças são geralmente creditadas ao custo e as horas de trabalho são pagas com base nas especificações individuais do fabricante. Os administradores de garantia devem garantir que cada reivindicação seja paga para manter os níveis de estoque corretamente contados e o processo de reparo lucrativo e justo.
Inicialmente, o administrador da garantia deve preparar um formulário padronizado para enviar a reclamação; o formulário normalmente requer o número e a descrição da peça, bem como todas as informações relacionadas à falha e substituição. O administrador deve verificar se o horário de trabalho reivindicado está correto para a substituição de peça específica. Muitos fabricantes desconsideram uma reivindicação se as horas de trabalho reivindicadas forem excessivas para o trabalho de reparo específico.
As peças com falha devem ser devolvidas ao fabricante pelo administrador da garantia. Normalmente, as peças devem ser anexadas ao formulário de solicitação para processamento rápido; peças perdidas ou reclamações podem exigir pesquisa do fabricante e do administrador, o que custa tempo e dinheiro. O administrador da garantia deve enviar as peças e reivindicar através de uma empresa de remessa rastreável, para que a prova de entrega seja possível.
O financiamento da garantia pode levar várias semanas até que o departamento de contabilidade veja o crédito monetário do fabricante. O administrador da garantia deve ter uma planilha ou outro processo de documentação para confirmar as reivindicações em aberto. Como resultado da documentação, os trabalhadores podem conferir com a contabilidade se alguma reivindicação está sendo mantida ou se foi perdida; quaisquer problemas podem ser resolvidos em tempo hábil para garantir um processo de pagamento rápido.
Instalações de reparo maiores, especialmente na indústria automotiva, geralmente têm um administrador supervisionando vários outros trabalhadores. O grupo como um todo dividirá as obrigações de garantia entre cada funcionário para garantir o pagamento rápido. O administrador principal pode simplesmente supervisionar os trabalhadores e responder a quaisquer problemas incomuns que possam surgir.