Um bibliotecário de dados mantém dados para qualquer tipo de biblioteca, de uma pequena biblioteca pública a um arquivo corporativo ou governamental. Os bibliotecários de dados trabalham com muitos formatos de mídia, incluindo texto rígido e áudio analógico, bem como muitos formatos de mídia digital. Esses profissionais geralmente oferecem suporte ao elemento de dados da biblioteca com orientações de alto nível sobre como localizar e tratar formatos de dados específicos. Eles são vistos como guardiões e propostas de tecnologias avançadas que estão entrando em mais espaços de biblioteca.
Juntamente com o trabalho prático em arquivamento e manutenção de vários tipos de mídia, um bibliotecário de dados também pode treinar outros sobre as melhores maneiras de usar mídia e equipamento. Esses profissionais podem ajudar os visitantes ou outros funcionários a descobrir como pesquisar melhor um arquivo em um determinado formato de mídia. Um bibliotecário de dados pode até tirar dúvidas por e-mail ou por correspondência, por exemplo, onde usuários remotos têm problemas não resolvidos com formatos de dados ou onde a liderança de uma empresa ou organização deseja planejar um arquivamento futuro.
Parte do papel de bibliotecário de dados também pode incluir informações sobre a aquisição de materiais da biblioteca. Esse profissional pode ajudar os tomadores de decisão a pensar sobre quais tipos de mídia são melhor adquiridos e como armazenar cada um deles. Eles também podem ajudar a catalogar ou classificar tudo o que entra em uma biblioteca. Ao estar ciente de como as novas mídias são classificadas, um bibliotecário de dados ajuda uma biblioteca ou arquivo a entrar na era moderna, atualizando os registros existentes e seus sistemas de classificação. Isso pode envolver o trabalho com outros profissionais de tecnologia, como especialistas em segurança de rede, para garantir que um arquivo existente seja seguro e protegido contra crimes cibernéticos.
O papel do bibliotecário de dados tem sido frequentemente associado mais aos novos formatos de mídia do que aos formatos tradicionais. Um trabalho de bibliotecário de dados pode se concentrar mais nas necessidades de manutenção de alto nível de itens digitais, onde um bibliotecário tradicional pode estar encarregado de manter livros físicos. À medida que mais bibliotecas e arquivos passam para a manutenção de registros digitais, os bibliotecários de dados exigem todas as muitas tarefas necessárias para adquirir, classificar e manter essas mídias mais complexas. A descrição de um trabalho de um desses especialistas em bibliotecas varia de acordo com o que é mantido em uma biblioteca ou arquivo, como esse escritório é financiado e onde a biblioteca está indo para a modernização no século XXI.