O trabalho de um indexador de documentos é classificar e classificar documentos para que possam ser facilmente recuperados para visualização posterior. Esses indivíduos podem trabalhar em uma variedade de configurações, incluindo agências governamentais, hospitais e universidades. Realizar bem esse trabalho geralmente requer uma pessoa extremamente organizada e capaz de trabalhar de forma independente. De um modo geral, as tarefas de um indexador de documentos incluem a classificação de novos documentos, a recuperação de documentos existentes, a remoção de documentos desnecessários, a resposta a perguntas e a execução de várias tarefas de escritório.
Uma das tarefas mais importantes de um indexador de documentos é classificar novos documentos e colocá-los em seus devidos lugares. Por exemplo, se ele estiver trabalhando em uma universidade, um indexador de documentos poderá classificar os registros dos alunos e classificá-los em ordem alfabética. Se ele estiver trabalhando em um tribunal, ele pode resolver registros criminais. Essa prática exige que um indivíduo siga as diretrizes do local de trabalho e mantenha a precisão. Um documento colocado em uma área incorreta pode causar problemas futuros.
A recuperação de documentos existentes também desempenha um papel importante nessa posição. Sempre que uma pessoa precisa visualizar um documento, é responsabilidade de um indexador de documentos obtê-lo rapidamente. No caso de uma universidade, ele pode precisar recuperar os arquivos de um aluno para determinar quais aulas precisam ser realizadas no semestre seguinte. É por isso que é tão importante que um indexador de documentos seja organizado e classifique todos os documentos corretamente.
Para evitar confusão e manter a ordem, remover documentos desnecessários é outra tarefa do trabalho. Isso normalmente envolve a eliminação de documentos expirados que não são mais relevantes. Um exemplo seria remover os registros dos alunos após a graduação. Em alguns casos, esses arquivos serão transferidos para uma bandeja separada. Em outros, um indexador de documentos os destruirá de acordo com o protocolo da empresa.
Junto com isso, ele muitas vezes precisará responder a perguntas relacionadas a determinados documentos. Isso pode envolver perguntas do público, colegas de trabalho ou supervisores. Quando isso acontece, um indexador de documentos deve localizar o documento correto e fornecer respostas. Esse aspecto do trabalho exige que um indivíduo tenha algumas habilidades interpessoais.
Além disso, um indexador de documentos também será responsável por executar várias tarefas administrativas. Por exemplo, ele pode ter que atender telefonemas, enviar faxes ou levar correspondência para as pessoas apropriadas. Se o local de trabalho estiver mais ocupado que o normal, ele pode precisar ajudar a secretária ou outros departamentos. Consequentemente, ele deve ser versátil e capaz de improvisar quando necessário.