Um indexador organiza informações e cria um índice que pode ser usado para localizar essas informações. Toda vez que alguém abre um livro de não-ficção e vira o índice para procurar algo, ele ou ela está se aproveitando do trabalho árduo dessa pessoa. Os indexadores podem indexar livros, artigos de revistas e outros tipos de publicações. Eles também podem fornecer serviços de abstração e base de dados, dependendo de seus conjuntos de habilidades e das áreas em que trabalham.
Convencionalmente, os autores são responsáveis por sua própria indexação. Essa é uma habilidade altamente especializada, no entanto, e a maioria dos autores não está à altura da tarefa, preferindo encaminhar a tarefa para um indexador. Os indexadores geralmente trabalham como freelancers, trabalhando trabalho por emprego. Alguns podem trabalhar para editoras, com grandes editoras mantendo uma equipe de indexadores. A vantagem de trabalhar como parte de uma equipe é o emprego estável, juntamente com o acesso a diretrizes de estilo que podem ser úteis no desenvolvimento de um índice.
Embora os programas de computador possam tentar criar um índice para um livro, geralmente são necessárias as habilidades de um indexador para fazer o trabalho corretamente. Os computadores são muito bons em concordância, na qual o computador identifica onde aparecem palavras ou frases específicas, e algumas são inteligentes o suficiente para determinar a relevância de uma aparência, mas os computadores ainda podem cometer erros.
Um indexador lê um livro, recebendo provas que incluem os números finais da página. Ele ou ela toma notas de frases-chave e palavras e onde elas parecem começar a criar um índice. Trabalhar como indexador é complicado, porque ele ou ela deve pensar nas necessidades de uma audiência, determinando que tipo de termos as pessoas podem querer procurar.
Para realizar o trabalho com eficiência, o indexador deve pensar em onde as pessoas podem procurar um termo; com um livro de receitas, por exemplo, alguém que queira uma receita para bolo de cenoura pode procurar “bolo, cenoura” ou “bolo de cenoura”, e o indexador precisa decidir o que seria mais apropriado. Ele ou ela também precisa ter estilo consistente. Em outras palavras, se “bolo, cenoura” estiver sendo usado, qualquer entrada de bolo no índice seria formatada da seguinte maneira: “bolo, chocolate”, “bolo, mármore”, “bolo, comida de anjo” e assim por diante.
O índice finalizado é enviado ao editor e adicionado à publicação finalizada para que possa ser impresso e distribuído. O documento também é geralmente revisado para confirmar que funcionará com a publicação e será apropriado para o público. O autor, por exemplo, pode varrê-lo para garantir que os principais tópicos sejam abordados no índice. Em um livro sobre nutrição, por exemplo, pode-se esperar encontrar termos como “calorias”, “dieta”, “valores nutricionais” e assim por diante no índice.
Os indexadores podem receber treinamento por meio de aulas e seminários de certificação de indexação. Algumas faculdades comunitárias e escolas técnicas também oferecem esse tipo de treinamento. A associação a uma organização profissional é aberta a pessoas com habilidades demonstradas e pode ser útil para pessoas que desejam construir carreiras profissionais nesse campo.