Uma recepcionista é alguém em uma posição de secretário e secretariado que envolve atuar como o rosto e a voz de uma empresa, enquanto coordena a comunicação entre os clientes e os funcionários de uma empresa. Em uma empresa imobiliária, um recepcionista imobiliário deve exibir excelentes habilidades telefônicas e atenção aos detalhes exigidos pela natureza do negócio. Os requisitos educacionais para esta posição incluem o mínimo de um diploma do ensino médio, enquanto muitos têm treinamento adicional. Combinadas, as responsabilidades da recepcionista podem ser categorizadas aproximadamente como atendimento ao cliente, escritório, organização; ele ou ela também pode atuar em algumas funções oficiais, como atuar como um notário público para determinados documentos.
O atendimento ao cliente e as excelentes habilidades telefônicas são algumas das principais responsabilidades dessa posição. Um recepcionista imobiliário geralmente é o primeiro contato oficial de um cliente com uma agência imobiliária, mesmo que seja apenas na forma de uma voz. Em um escritório individual ou com vários agentes, um recepcionista imobiliário acompanha os locais dos agentes, as listagens e o status dos contratos. Ele recebe mensagens das partes envolvidas – potenciais compradores, vendedores, firmas de títulos, advogados e outros agentes – e as transmite aos indivíduos apropriados. Os recepcionistas também acompanham os vários compromissos necessários no setor imobiliário, notificando as partes envolvidas para garantir o bom funcionamento dos negócios.
Dependendo do tamanho da agência imobiliária e do número de agentes imobiliários em exercício, uma recepcionista imobiliária também pode ser responsável por tarefas administrativas básicas e processamento de texto. Essas atividades podem incluir a digitação de contratos para compradores ou vendedores e o gerenciamento da correspondência da agência de saída. Ele ou ela também podem ser responsáveis por atualizar as listagens domésticas para publicação, on-line ou em um jornal; em alguns escritórios, a responsabilidade do recepcionista imobiliário pode se estender à atualização do site de uma agência e das listagens on-line. Os deveres do escritório também podem incluir a organização e o pedido de material de escritório em geral, bem como os relacionados ao comércio, como sinalização externa, folhetos-alvo e cartões de visita. Os recepcionistas também costumam ser responsáveis por receber e classificar as mensagens recebidas para agentes específicos, o gerente do escritório ou o proprietário da agência e o contador do escritório pelas contas de taxas da empresa.
A maioria dos empregados nessa função possui no mínimo um diploma do ensino médio. Muitas recepcionistas têm formação educacional em habilidades de secretariado e uma porcentagem significativa possui diplomas ou certificados em uma área relacionada. Embora uma certificação como agente imobiliário geralmente não seja necessária, também pode ser útil para candidatos que se candidatam a esses cargos.