Um representante de registro normalmente se refere a um indivíduo que trabalha em um hospital ou outro grande profissional de saúde, auxiliando e registrando pacientes quando eles chegam. Em alguns casos, esse cargo pode ser usado em outros ambientes; tudo, desde uma pessoa que ajuda os alunos a se inscrever em cursos em uma faculdade ou universidade, a um indivíduo em um navio de cruzeiro que assina os hóspedes em seus quartos na chegada. Entretanto, essas descrições de cargo de um representante de registro são muito menos comuns. Na maioria das vezes, essa pessoa recebe as pessoas em um hospital, estejam elas para exames agendados ou chegando em caso de emergência.
A maioria dos hospitais maiores possui dois departamentos de registro. Provavelmente, um deles estará localizado em uma área ambulatorial, onde pacientes que estão chegando ao hospital para exames e procedimentos agendados chegarão para fazer o check-in. O segundo departamento de registro estará localizado na área do departamento de emergência. Cada um desses departamentos provavelmente terá um representante de registro de plantão o tempo todo; a maioria dos hospitais terá vários representantes trabalhando ao mesmo tempo, para que os pacientes não precisem esperar. Os funcionários que trabalham no ambulatório podem ter um horário mais regular, pois é improvável que seja aberto à noite.
Diariamente, o representante de registro recebe os pacientes quando eles entram no hospital ou estabelecimento de saúde. Ele coletará informações básicas de pacientes como nome, endereço e informações de contato de emergência. O representante também inserirá as informações de seguro no computador e determinará o motivo da visita do paciente. Depois que todas essas informações forem coletadas, o representante de registro direcionará o paciente para o local adequado para receber tratamento ou comparecer à consulta. Por esse motivo, é necessário que o representante tenha um entendimento completo da instalação e dos diferentes departamentos.
Um representante de registro também pode ser responsável por atender os telefones para responder às perguntas dos pacientes, além de manter um sistema de arquivamento, seja em papel ou digital. É muito importante que qualquer pessoa nesta posição seja orientada e detalhadamente responsável, além de discreta com informações confidenciais do paciente. Para quem trabalha em um departamento de emergência, é importante ter a capacidade de permanecer calmo e sob controle em situações estressantes ou perturbadoras. Normalmente, essa é uma posição de nível de entrada na maioria dos estabelecimentos de saúde, mas muitas vezes existem oportunidades de promoção para diferentes áreas administrativas.