As empresas se beneficiam da criação de um orçamento que ajuda a controlar como a receita é gasta. A criação do arranjo de orçamento ideal envolverá a consideração de uma estratégia de orçamento fixo e flexível, em última análise, a escolha da abordagem que produzirá o maior nível de benefício. Embora os dois tipos de orçamento compartilhem várias características, há uma diferença fundamental entre eles que deve ser bem compreendida antes de fazer a escolha final.
Como os nomes das duas estratégias indicam, a diferença mais importante entre um orçamento fixo e flexível é que o primeiro não oferece qualquer espaço para fazer alterações nos itens de linha do orçamento quando e à medida que vários eventos ou circunstâncias mudam. Em contraste, um orçamento flexível oferece algum espaço para mudanças nas alocações para diferentes itens de linha, tornando possível transferir fundos de um item para outro, se necessário. Dependendo do tipo de operação comercial envolvida, isso torna a abordagem de orçamento flexível mais prática.
Uma das maneiras mais fáceis de entender essa diferença fundamental entre um orçamento fixo e flexível é considerar o proprietário de uma empresa que está preparando um orçamento operacional para um próximo período contábil, como o próximo calendário ou ano fiscal. Os itens de linha do orçamento incluirão a alocação de fundos para matérias-primas, utilidades, custos trabalhistas e outras despesas que podem ou não mudar em algum momento durante o ano. Se a empresa atualmente possui contratos de fornecedores em vigor que garantem preços para matérias-primas e utilidades, bem como contratos que evitam mudanças nos custos de mão de obra para aquele período, um orçamento rígido que não permite quaisquer ajustes pode funcionar muito bem. Como a maioria das empresas não pode garantir pelo menos algumas mudanças nos custos operacionais, é importante permitir pelo menos alguma flexibilidade.
Uma vez que a capacidade de adaptação é importante para decidir entre uma estratégia financeira fixa e flexível, projetar possíveis mudanças na receita gerada, impostos, custos de serviços públicos e mão de obra é importante para o processo. Ainda é possível ir com um orçamento fixo mesmo que haja antecipação de algumas mudanças, assumindo que o nível de receita e as reservas do negócio sejam suficientes para usar o que se chama de preenchimento para cada um dos itens de linha. Preenchimento é simplesmente escolher aumentar a alocação antecipada para os itens de linha em uma certa porcentagem, criando efetivamente um colchão financeiro que pode ser usado se necessário. Como não há nada que obrigue os proprietários da empresa a gastar todos os fundos alocados para cada item de linha, é possível usar uma abordagem de orçamento fixo e obter um orçamento equilibrado para o ano.
Como nem toda empresa tem superávit para dedicar a cada item de linha, a escolha entre um orçamento fixo e flexível pode envolver a estruturação de um orçamento que facilite a transferência de fundos de um item de linha para o seguinte, quando e à medida que certos eventos ocorrerem. Por exemplo, o orçamento flexível tornaria mais fácil movimentar fundos reservados para matérias-primas se taxas mais baixas para esses materiais fossem negociadas, e usar essa diferença para cobrir o aumento dos custos de mão de obra. O orçamento geral permanece equilibrado, já que envolve a mesma quantia de dinheiro.
Ao considerar os méritos do orçamento fixo e flexível, não há uma escolha certa que se adapte a todas as situações. Os planejadores de orçamento devem levar em consideração de forma realista as circunstâncias que envolvem a operação e planejar o orçamento de acordo. Isso fornecerá a melhor plataforma de trabalho possível para gerenciar as finanças da empresa e aumentará as chances de que todos os recursos sejam usados da melhor forma.
SmartAsset.