Um assistente administrativo pode trabalhar diretamente com um administrador sênior ou como assistente de uma equipe de administradores. Essa posição existe em muitos campos e indústrias, do militar ao projeto arquitetônico. As responsabilidades do assistente administrativo geralmente incluem tarefas administrativas, mas podem envolver tarefas mais especializadas em certos setores.
Passar muito tempo no computador costuma fazer parte do trabalho de um assistente administrativo. É provável que ela faça muita digitação. Os documentos que ela pode digitar podem incluir relatórios ou correspondência de um administrador sênior com terceiros. Às vezes, ela pode digitar os rascunhos ou anotações fornecidas a ela. Outras vezes, ela pode ser obrigada a escrever os materiais.
As responsabilidades do assistente administrativo também podem incluir a revisão do trabalho produzido por outras pessoas. Alguns administradores seniores exigem que seus assistentes administrativos leiam documentos e relatórios escritos por outros membros da equipe. Pode ser necessário que o assistente administrativo destaque erros ou áreas em que o idioma é técnico demais para o público em geral.
Responder a solicitações, consultas e reclamações também pode estar na lista de responsabilidades do assistente administrativo. Os administradores seniores costumam estar ocupados demais para se comunicar com todos que precisam de atenção. Seus assistentes geralmente os aliviam desses encargos, respondendo a e-mails, examinando chamadas e lendo suas correspondências.
O agendamento é outra tarefa comumente atribuída a um assistente administrativo. Muitos administradores seniores contam com seus assistentes para mantê-los organizados. Muitas vezes, o assistente é quem agenda reuniões, compromissos e entrevistas. Embora o administrador sênior seja seu superior, o assistente pode ter que sugerir fortemente que certas atividades sejam realizadas em um determinado momento ou adiadas para uma data posterior.
Como um administrador sênior não pode estar em todos os lugares em que precisa, as responsabilidades do assistente administrativo podem incluir atuar como um substituto. É comum que os assistentes administrativos sejam obrigados a participar de reuniões e informar o administrador sênior posteriormente. O assistente também pode precisar conhecer determinados clientes ou parceiros de negócios. Ela pode ter poderes para tomar algumas decisões em nome de seu superior ou pode simplesmente ser solicitada a retransmitir os destaques da discussão.
Uma assistente administrativa também pode achar que precisa fazer muita pesquisa. Pode ser uma parte regular de seus deveres ou uma solicitação ocasional. Os administradores seniores geralmente são responsáveis por vários relatórios, projetos e propostas que devem ser concluídos dentro de certos prazos. Pode ser impossível para eles reunir todas as informações necessárias e compor os materiais necessários.
Outras responsabilidades do assistente administrativo podem parecer tarefas domésticas. Quando há reuniões do conselho, um assistente administrativo pode precisar organizar o almoço. Ela pode ser convidada a fazer ou levar café quando necessário. Tarefas como ir aos correios, assinar entregas e arquivar também podem ser atribuídas a ela.
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