Planejar uma confer?ncia de neg?cios n?o ? algo que acontece da noite para o dia. Existem locais para reservar, patrocinadores para reunir e palestrantes para envolver. H? tamb?m pequenos detalhes, como onde os participantes ficar?o na cidade, que refei??es s?o fornecidas e um mundo de outros assuntos que devem ser abordados para que a confer?ncia seja um sucesso. Se voc? est? prestes a se engajar na tarefa de planejar uma confer?ncia, aqui est?o algumas coisas a serem lembradas.
Primeiro, nunca assuma que voc? pode lidar com todos os detalhes sozinho. De fato, ? altamente prov?vel que voc? n?o consiga fazer uma lista completa de tudo o que deve ser organizado sem alguma assist?ncia. Por esse motivo, sua primeira tarefa como planejador de confer?ncias deve ser a montagem de um comit? de planejamento. Normalmente, um grupo de cinco a seis indiv?duos ? suficiente para organizar uma confer?ncia anual para qualquer ponto entre cem e quinhentos participantes. ? muito mais prov?vel que o comit? cubra todas as bases e torne poss?vel abordar todos os aspectos principais da reuni?o com anteced?ncia.
Al?m de reunir seu comit?, ? extremamente importante come?ar a fazer os preparativos o mais r?pido poss?vel. Realmente n?o importa se a confer?ncia de neg?cios ? daqui a oito meses. Especialistas em planejamento de confer?ncias geralmente come?am a trabalhar em um evento pr?ximo com dez a onze meses de anteced?ncia. Como benef?cio, voc? ter? mais tempo para comparar pre?os em v?rios locais de confer?ncia, investigar e negociar melhores tarifas de hot?is para os participantes e tamb?m ter? mais tempo para encontrar os palestrantes certos para o evento.
Certifique-se de que cada membro do comit? tenha tarefas espec?ficas a serem cumpridas. Cada tarefa deve ser priorizada e ter uma data de entrega estabelecida. O planejamento da confer?ncia geralmente envolve organizar tarefas em uma sequ?ncia l?gica, para que os itens de a??o que devem ser executados antes que outros itens sejam endere?ados sejam conclu?dos no prazo. Com cada membro do comit? respons?vel por um conjunto espec?fico de itens a serem conclu?dos antes da pr?xima reuni?o, h? menos chances de ficar sobrecarregado com as tarefas conforme as datas da aproxima??o do evento.
Sempre assuma compromissos por escrito. Voc? deseja verificar por escrito no hotel que seus participantes receber?o uma taxa di?ria espec?fica enquanto participarem do evento. Al?m disso, obtenha informa??es documentadas e detalhadas sobre o que o hotel fornecer? na forma de salas de confer?ncia e salas de reuni?o para discursos, jantares e aulas oferecidas durante a confer?ncia. O mesmo vale para as tarifas a?reas ou ferrovi?rias especiais que voc? garante aos participantes. Isso n?o apenas lhe dar? tranq?ilidade, como tamb?m facilita a revis?o do progresso alcan?ado em cada uma das reuni?es do comit? de planejamento e mant?m uma imagem precisa do que resta a ser feito.
Forne?a aos expositores do evento instru??es e diretrizes detalhadas com anteced?ncia. Prepare um esquema simples que indique onde cada estande pode ser montado em uma sala de confer?ncias ou exposi??es, al?m de informa??es sobre onde enviar os materiais do estande com anteced?ncia e onde busc?-los no dia em que chegarem para organizar a exposi??o. Isso economizar? a todos, inclusive ao comit? de planejamento da confer?ncia, muitas dores de cabe?a na v?spera do evento.
Uma dica final com o planejamento da confer?ncia ? esperar o inesperado. Por mais que seu comit? planeje o evento, sempre haver? algum tipo de solu?o. Um orador ficar? doente e ter? que desistir, ou o hotel acidentalmente far? uma reserva excessiva em uma das salas de banquetes. Aproveite a experi?ncia coletiva de seu comit? para identificar alguns dos problemas mais comuns de ?ltima hora que possam surgir e decida com anteced?ncia como lidar com eles de maneira eficaz.
Quando o planejamento da confer?ncia ? realizado com efici?ncia, ? relativamente f?cil para uma organiza??o sediar uma confer?ncia e igualmente f?cil para as partes interessadas participar de uma confer?ncia. Seu objetivo ? realmente duplo na natureza. Voc? deseja que o fluxo da confer?ncia seja o mais uniforme poss?vel. Ao mesmo tempo, voc? tamb?m deseja garantir que quaisquer problemas imprevistos possam ser resolvidos com rapidez e efic?cia. Planejando com anteced?ncia, delegando tarefas a um comit? competente e processando itens de a??o de maneira l?gica, voc? certamente manter? o processo de planejamento da confer?ncia gerenci?vel e, em ?ltima an?lise, muito bem-sucedido.