Planejar uma conferência de negócios não é algo que acontece da noite para o dia. Existem locais para reservar, patrocinadores para reunir e palestrantes para envolver. Há também pequenos detalhes, como onde os participantes ficarão na cidade, que refeições são fornecidas e um mundo de outros assuntos que devem ser abordados para que a conferência seja um sucesso. Se você está prestes a se engajar na tarefa de planejar uma conferência, aqui estão algumas coisas a serem lembradas.
Primeiro, nunca assuma que você pode lidar com todos os detalhes sozinho. De fato, é altamente provável que você não consiga fazer uma lista completa de tudo o que deve ser organizado sem alguma assistência. Por esse motivo, sua primeira tarefa como planejador de conferências deve ser a montagem de um comitê de planejamento. Normalmente, um grupo de cinco a seis indivíduos é suficiente para organizar uma conferência anual para qualquer ponto entre cem e quinhentos participantes. É muito mais provável que o comitê cubra todas as bases e torne possível abordar todos os aspectos principais da reunião com antecedência.
Além de reunir seu comitê, é extremamente importante começar a fazer os preparativos o mais rápido possível. Realmente não importa se a conferência de negócios é daqui a oito meses. Especialistas em planejamento de conferências geralmente começam a trabalhar em um evento próximo com dez a onze meses de antecedência. Como benefício, você terá mais tempo para comparar preços em vários locais de conferência, investigar e negociar melhores tarifas de hotéis para os participantes e também terá mais tempo para encontrar os palestrantes certos para o evento.
Certifique-se de que cada membro do comitê tenha tarefas específicas a serem cumpridas. Cada tarefa deve ser priorizada e ter uma data de entrega estabelecida. O planejamento da conferência geralmente envolve organizar tarefas em uma sequência lógica, para que os itens de ação que devem ser executados antes que outros itens sejam endereçados sejam concluídos no prazo. Com cada membro do comitê responsável por um conjunto específico de itens a serem concluídos antes da próxima reunião, há menos chances de ficar sobrecarregado com as tarefas conforme as datas da aproximação do evento.
Sempre assuma compromissos por escrito. Você deseja verificar por escrito no hotel que seus participantes receberão uma taxa diária específica enquanto participarem do evento. Além disso, obtenha informações documentadas e detalhadas sobre o que o hotel fornecerá na forma de salas de conferência e salas de reunião para discursos, jantares e aulas oferecidas durante a conferência. O mesmo vale para as tarifas aéreas ou ferroviárias especiais que você garante aos participantes. Isso não apenas lhe dará tranqüilidade, como também facilita a revisão do progresso alcançado em cada uma das reuniões do comitê de planejamento e mantém uma imagem precisa do que resta a ser feito.
Forneça aos expositores do evento instruções e diretrizes detalhadas com antecedência. Prepare um esquema simples que indique onde cada estande pode ser montado em uma sala de conferências ou exposições, além de informações sobre onde enviar os materiais do estande com antecedência e onde buscá-los no dia em que chegarem para organizar a exposição. Isso economizará a todos, inclusive ao comitê de planejamento da conferência, muitas dores de cabeça na véspera do evento.
Uma dica final com o planejamento da conferência é esperar o inesperado. Por mais que seu comitê planeje o evento, sempre haverá algum tipo de soluço. Um orador ficará doente e terá que desistir, ou o hotel acidentalmente fará uma reserva excessiva em uma das salas de banquetes. Aproveite a experiência coletiva de seu comitê para identificar alguns dos problemas mais comuns de última hora que possam surgir e decida com antecedência como lidar com eles de maneira eficaz.
Quando o planejamento da conferência é realizado com eficiência, é relativamente fácil para uma organização sediar uma conferência e igualmente fácil para as partes interessadas participar de uma conferência. Seu objetivo é realmente duplo na natureza. Você deseja que o fluxo da conferência seja o mais uniforme possível. Ao mesmo tempo, você também deseja garantir que quaisquer problemas imprevistos possam ser resolvidos com rapidez e eficácia. Planejando com antecedência, delegando tarefas a um comitê competente e processando itens de ação de maneira lógica, você certamente manterá o processo de planejamento da conferência gerenciável e, em última análise, muito bem-sucedido.