Gerenciamento de programas é a organização e administração de um ou mais programas. Isso geralmente inclui todos os aspectos do programa, incluindo orçamento, operações e revisão. O gerenciamento bem-sucedido do programa requer organização, boa comunicação e atenção aos detalhes.
Os termos gerenciamento de programas e gerenciamento de projetos são frequentemente usados de forma intercambiável. Embora muitas das responsabilidades e funções sejam as mesmas, as duas funções diferem. O gerenciamento de programas geralmente se refere à execução de uma iniciativa permanente, ou que se destina a durar pelo menos vários anos. O gerenciamento de projetos geralmente se refere ao gerenciamento de um projeto com uma data de início e uma data de término definidas e consistindo em entregas razoavelmente concretas.
Os gerentes de programas geralmente precisam gerenciar vários projetos ou iniciativas de curto prazo que caem sob os auspícios de seus programas. Por exemplo, uma empresa pode lançar um programa de fidelização de clientes. Isso pode consistir na emissão de cartões de compradores frequentes, no envio de emails de aniversário para clientes repetidos e na oferta de vantagens como vendas especiais ou frete grátis para os principais clientes. Cada uma dessas iniciativas será um projeto separado durante a fase de configuração, mas os projetos precisam trabalhar juntos para criar um programa bem-sucedido.
Os componentes de um bom gerenciamento de programas incluem definição de objetivos, planejamento, organização e execução eficaz. Gerentes fortes de programas são capazes de acompanhar tarefas e detalhes individuais e garantir que todos sejam executados adequadamente e no prazo. Ao mesmo tempo, eles devem sempre ter em mente o cenário geral e poder se adaptar às mudanças nas prioridades. Eles também devem ser bons negociadores que podem trabalhar bem com outros departamentos e partes interessadas.
O gerenciamento de programas abrange uma ampla gama de funções. Esses gerentes devem definir, monitorar e gerenciar o orçamento do programa, por exemplo. Eles também devem selecionar fornecedores para executar quaisquer funções terceirizadas e podem precisar supervisionar uma equipe. Se o programa for regulamentado por uma fonte externa, como uma agência governamental, eles deverão garantir que o programa siga todas as regras e restrições impostas pela agência. Eles também podem precisar informar sobre o status financeiro ou operacional do programa de tempos em tempos.
Em muitos casos, o gerenciamento do programa também significa promover os benefícios do programa – para as partes interessadas internas e externas. No exemplo do programa de fidelidade do cliente, o gerente do programa precisaria encontrar uma maneira de informar os clientes sobre o programa e convencê-los a se inscrever. Ele também pode precisar convencer o gerente financeiro da empresa de que o programa gerará vendas adicionais suficientes para compensar as despesas de operação do programa e oferecer descontos. Se o programa exigir trabalho adicional dos funcionários da empresa, o gerente do programa pode precisar mostrar ao gerente de operações como esse esforço extra acabará por beneficiar sua loja ou departamento.
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