Um dos melhores investimentos que qualquer pequeno empresário pode fazer é adquirir o software comercial apropriado. O tipo de pacote de software de negócios de que o proprietário de uma empresa precisa geralmente depende do tamanho da empresa e das tarefas que precisam ser automatizadas. As opções comuns para software comercial são software de faturamento comercial, software de cobrança, software de folha de pagamento, software de banco de dados e software de gerenciamento de ativos.
O software de faturamento comercial e o software de faturamento eliminam a necessidade de criar todas as faturas do zero. Esse tipo de software geralmente inclui modelos prontos para uso que podem ser personalizados para corresponder aos negócios. O usuário simplesmente insere as informações do cliente ou cliente no banco de dados e seleciona para quem enviar a fatura. Geralmente, existe uma opção para selecionar o tipo de fatura a ser enviada também. O software solicita que o proprietário da empresa insira dados nos campos aplicáveis e gera uma fatura a ser enviada quando todos os campos necessários forem inseridos.
O software da folha de pagamento pode facilitar e agilizar o gerenciamento de impostos e pagamentos da folha de pagamento para funcionários e contratados independentes. Muitos programas permitem que os usuários imprimam cheques de pagamento e outros formulários necessários para fins fiscais, como W-2s e W-3s. Se uma empresa possui um funcionário ou vários milhares, é provável que haja uma solução de software de folha de pagamento para atender às necessidades da empresa.
O software de banco de dados ajuda as pequenas empresas a armazenar e compartilhar as principais informações necessárias para operar os negócios, como nomes e endereços de contatos, listas de tarefas e documentos. As empresas costumam usar uma das três maneiras de instalar e acessar o banco de dados: banco de dados na Web, desktop ou servidor. Uma empresa maior geralmente precisa de um banco de dados do servidor, devido ao tamanho dos arquivos que precisam ser armazenados. Empresas de pequeno e médio porte geralmente escolhem bancos de dados baseados na Web ou desktop.
O software de gerenciamento de ativos é frequentemente usado por todos os tipos de negócios envolvidos com vendas, distribuição ou fabricação física. Qualquer proprietário de empresa que deseja automatizar a tarefa de gerenciar ativos físicos e intangíveis geralmente pode se beneficiar do uso. Por exemplo, o proprietário da empresa pode inserir informações sobre os resultados da manutenção de serviços, e o software de gerenciamento de ativos, por sua vez, pode gerar informações, como valor de depreciação e datas para substituição. Ativos intangíveis, como software e patentes, também podem ser gerenciados.
A decisão de comprar software comercial geralmente depende de outros custos iniciais ou da quantidade de lucro que a empresa está gerando. Os benefícios de automatizar tarefas rotineiras de negócios geralmente tornam os negócios mais eficazes. Freqüentemente, o preço da compra de software comercial é compensado pela economia que gera.
Inteligente de ativos.