Todo empregador, grande ou pequeno, deve providenciar o pagamento periódico de salários, comissões e ordenados a seus funcionários. Uma tarefa complexa nos Estados Unidos, a preparação da folha de pagamento de uma empresa consiste em várias tarefas diferentes, incluindo verificação da remuneração devida aos funcionários, cálculo dos impostos de renda e folha de pagamento a serem retidos no pagamento e cálculo de outros valores a serem retidos . Embora, aparentemente, uma tarefa mundana de elementos básicos permaneça inalterada de uma semana para a outra, a preparação da folha de pagamento é um elemento absolutamente crítico do sucesso de qualquer negócio, porque os problemas com a folha de pagamento levam a um declínio dramático no moral dos funcionários.
O primeiro elemento da preparação adequada da folha de pagamento é determinar quanto cada funcionário deve ser pago. Os funcionários assalariados são os mais fáceis de pagar, porque recebem o mesmo valor toda semana. Os funcionários por hora geralmente registram o horário em que iniciam e finalizam o trabalho em um sistema de cronometragem, e esses registros são usados para calcular seus salários. Um fator complicador no cálculo do salário por hora é a hora extra, paga apenas a funcionários por hora, mas a uma taxa mais alta do que o salário regular. Os funcionários comissionados geralmente são pagos com base em suas vendas, o que exige que os números de vendas relevantes para cada vendedor sejam fornecidos ao departamento de folha de pagamento em tempo hábil. Os cálculos de comissão podem ser complicados quando os vendedores trabalham juntos em uma venda e dividem a comissão, bem como diferindo as taxas de comissão para diferentes produtos.
Alguns empregadores também fazem acréscimos ao salário de seus funcionários, na forma de bônus, férias, férias e auxílio doença, que são tributáveis e reembolso de despesas comerciais, que geralmente não são tributáveis. Outros ajustes nos salários dos funcionários que podem ser processados por meio de uma folha de pagamento são o reembolso de despesas de mudança e o pagamento de licenças de carro e gasolina. Também existem acordos diferentes para regularizar a remuneração dos vendedores comissionados para ajudá-los a lidar com os extremos de altos e baixos salários periódicos que caracterizam a remuneração dos vendedores comissionados.
Uma vez apurados os rendimentos de cada empregado, devem ser calculadas retenções e deduções. Os impostos sobre a folha de pagamento da Previdência Social, Medicare, desemprego, invalidez e compensação dos trabalhadores devem ser retidos de todos os pagamentos sujeitos a requisitos e limites legais, e os impostos de renda devem ser retidos do pagamento de todos os funcionários cujo salário exceda um limite legal. Deduções voluntárias, como prêmios de seguro de saúde, contribuições para contas de poupança de aposentadoria, contas de gastos flexíveis e outros itens também devem ser calculadas. Um elemento importante da preparação da folha de pagamento é determinar quais ajustes, deduções ou acréscimos, ocorrem antes do cálculo e retenção na fonte do imposto de renda e quais ocorrem posteriormente. Um erro ao fazer essa determinação pode levar a consequências tributárias incômodas para o funcionário.
Depois que a folha de pagamento estiver completamente preparada, ela deverá ser processada. O processamento e a produção da folha de pagamento tornaram-se um processo altamente automatizado nos Estados Unidos, com muitas folhas de pagamento processadas por terceiros. Seja feito internamente ou por terceiros, o processo gera contracheques em papel individuais, bem como depósitos diretos nas contas bancárias dos funcionários. Além disso, a preparação da folha de pagamento inclui a criação de extratos detalhados e resumidos para o depósito dos valores necessários para cobrir os cheques e depósitos diretos, bem como para impostos e outros pagamentos às agências governamentais ou seguradoras apropriadas. Os responsáveis pela preparação da folha de pagamento devem fornecer essas informações ao departamento financeiro ou de contas a pagar do empregador, cujo trabalho é garantir que os fundos para pagar aos funcionários estejam disponíveis e sejam adequadamente depositados. O processamento de uma folha de pagamento também inclui a acumulação de dados necessários para as demonstrações contábeis periódicas da empresa e para a produção de declarações fiscais de funcionários no final do ano. Cada folha de pagamento é única e deve ser preparada de maneira adequada e completa antes que possa ser processada, internamente ou por terceiros.
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