Os termos depreciação e amortização têm vários significados em finanças e investimentos. Por exemplo, a depreciação pode se referir à desvalorização de uma moeda e a amortização pode ser usada para descrever a estrutura de pagamento em um tipo comum de empréstimo. As palavras só são diretamente comparáveis, entretanto, quando são usadas na contabilidade de exercício. Nesse campo, ambos descrevem um método de alocação da despesa inicial de um ativo ao longo de sua vida útil, de modo que em cada período a receita do ativo possa ser casada com uma parcela de sua despesa. Eles diferem nos tipos de ativos aos quais se aplicam.
A depreciação é aplicada aos ativos tangíveis, enquanto a amortização se refere exclusivamente aos ativos intangíveis. Ambos envolvem uma estimativa da vida útil do ativo, ou o período durante o qual ele irá gerar lucro. A vida útil de um ativo físico que deve ser depreciado é o tempo após o qual o ativo deve ser substituído; alocar a despesa sem problemas ao longo desse período exige que os contadores prevejam o período em que um ativo deixará de ser valioso. A amortização é um pouco mais direta, pois a vida útil de um ativo intangível termina na data de vencimento. Por exemplo, as patentes geralmente duram 17 anos, de modo que o preço de obtenção da patente pode ser distribuído igualmente ao longo desse período.
Os contadores usam depreciação e amortização para distribuir o custo de um ativo. A proporção do valor do ativo que é depreciado ou amortizado em um determinado ano é igual à proporção do lucro vitalício do ativo que se espera realizar durante esse ano. Um dos motivos para essa prática é que os contadores podem dar baixa de parte da despesa nos impostos de cada ano. Outra razão é que a depreciação e amortização podem evitar assustar os investidores com despesas iniciais elevadas.
Se uma empresa não pudesse depreciar seus investimentos, suas demonstrações contábeis poderiam mostrar uma queda acentuada nos lucros sempre que substituísse maquinários caros. Isso pode desencorajar o investimento. A lucratividade geral da empresa, no entanto, seria constante porque a máquina gera lucro suficiente para justificar a despesa inicial, portanto, depreciar o custo da máquina seria mais indicativo do potencial da empresa para um investidor.
As demonstrações contábeis de uma empresa não refletem com precisão quanto dinheiro a empresa tem em mãos por causa das práticas de depreciação e amortização. Uma grande compra em um ano pode deixar a empresa incapaz de cumprir com suas obrigações, embora suas demonstrações contábeis mostrem que ela deve ter fundos suficientes. As declarações de fluxo de caixa refletem a realidade das participações da empresa.
A depreciação e a amortização aplicam-se apenas a ativos cujos valores deverão diminuir. Se uma empresa decorar sua sede com uma pintura que provavelmente terá valorização, ela não poderá dividir o custo nas planilhas de contabilidade porque a pintura não se desvalorizará com o tempo. Os terrenos não podem ser depreciados porque têm uma vida útil infinita. Da mesma forma, marcas registradas indefinidas não podem ser amortizadas porque podem se tornar mais valiosas. Os termos também são inaplicáveis aos recursos naturais: eles são usados em um processo conhecido como esgotamento.