As principais diferenças entre uma fatura e um recebimento decorrem de quando cada tipo de documento é fornecido durante o processo de compra e da finalidade de cada documento. Uma fatura é geralmente emitida pelo vendedor de um produto ou serviço para a pessoa ou empresa que compra aquele item, geralmente depois que o item é transferido, mas antes de ser pago. Por outro lado, um recibo é emitido pelo vendedor ao comprador após o item ter sido pago. Embora ambos os documentos sejam emitidos pelo vendedor, a fatura é um pedido de pagamento enquanto o recibo é um registro de pagamento.
Uma fatura e um recibo são normalmente emitidos pelo vendedor de um produto ou serviço para o comprador desse item, embora cada documento seja destinado a uma finalidade diferente. As faturas são usadas como um meio de documentar produtos ou serviços fornecidos por um vendedor ao comprador e, em seguida, solicitar o pagamento por esse item. Isso geralmente é emitido na entrega do item pedido, embora uma fatura também possa ser emitida após o pedido ser feito, mas antes da entrega.
O recibo é emitido pelo vendedor ao comprador de um item após o pagamento desse item. Ele efetivamente atua como uma prova de compra para o comprador, para que ele possa demonstrar que um produto ou serviço foi comprado legitimamente. Isso também pode ser usado por um comprador para controlar os pagamentos recebidos por vários itens. Tanto uma fatura quanto um recibo podem ser usados como parte de um ciclo de compra, para ajudar o comprador e o vendedor a saber onde estão nesse ciclo.
É notável a diferença de onde uma fatura e um recibo são emitidos dentro da linha do tempo do processo de compra. A importância de uma fatura é baseada no uso de faturas para documentar as vendas antes do pagamento, permitindo que os vendedores rastreiem os produtos que saem e indicam aos compradores quais produtos ou serviços estão entrando. Isso é importante para rastrear adequadamente o estoque em ambos os lados do processo de compra e para que os compradores acompanhem os pagamentos pendentes. Os recibos, por outro lado, permitem que os compradores rastreiem os pagamentos que foram feitos e tornam mais fácil para os vendedores rastrear quais faturas foram pagas e quais ainda estão pendentes.