La tecnologia di gestione delle risorse umane (HR) è un’altra applicazione delle aziende che utilizzano hardware e software per aiutare le attività umane. Le aziende utilizzano tutti i tipi di tecnologia nella gestione delle risorse umane. Alcuni ruoli diversi per la tecnologia possono essere l’assunzione e la selezione dei dipendenti per le interviste, la gestione delle scartoffie o dei benefici dei dipendenti e la protezione dei file dei dipendenti sensibili. A tale scopo sono disponibili molti diversi tipi di hardware o software. Le aziende possono utilizzare un pacchetto software esterno o crearne uno proprio, in base alle proprie esigenze.
Molte aziende ora utilizzano applicazioni per dipendenti basate su Internet o altre tecnologie nella gestione delle risorse umane per trovare nuovi dipendenti. Un vantaggio significativo per le applicazioni online è l’esistenza di domande a eliminazione diretta. Queste domande impediscono alle persone non qualificate di superare il processo di candidatura dei dipendenti. Ad esempio, se un’azienda desidera un determinato livello di istruzione, una domanda sui titoli di studio conseguiti può apparire sulle domande dei dipendenti. Coloro che rispondono “no” alla domanda non saranno inclusi nell’elenco di potenziali interviste per posizioni lavorative aperte di un’azienda.
Le scartoffie dei dipendenti per assunzioni nuove ed esistenti sono spesso un processo che richiede tempo. La tecnologia nella gestione delle risorse umane consente a un’azienda di trovare nuovi modi di gestire le pratiche burocratiche relative alle assunzioni e ai benefici dei dipendenti. Ad esempio, tutti i nuovi assunti potrebbero dover compilare documenti per benefici medici, dentistici, pensionistici o di altro tipo. L’uso di un sistema di iscrizione online è comune e vantaggioso. Una società può creare una rete Intranet a cui tutti i dipendenti possono accedere per compilare documenti, esaminare i vantaggi attuali o gestire altre attività correlate a vantaggi specifici.
Le aziende devono disporre di ambienti sicuri per l’archiviazione dei documenti dei dipendenti. Mentre in genere tutte le aziende dispongono di specifici locali di stoccaggio dedicati a questo scopo, anche la tecnologia nella gestione delle risorse umane può essere utile. Qui, fogli di calcolo crittografati o altri pacchetti software consentono alle aziende di limitare l’accesso al libro paga o ad altri documenti sensibili. L’uso di servizi di gestione stipendi esterni può comportare che un’azienda utilizzi un sito Web esterno per il trasferimento di documenti riservati. La tecnologia spesso aiuta un’azienda a prevenire il furto di documenti sui salari attraverso metodi di trasferimento compresi.
La tecnologia nei metodi delle risorse umane non è priva di inconvenienti. Lo spostamento delle attività tradizionali da un processo manuale a un processo tecnologico può richiedere molto tempo e denaro. Inoltre, il potenziale guasto dell’hardware o del software è anche un problema che un’azienda potrebbe dover considerare. Essere preparati per tutte le questioni tecnologiche è un must in quanto la mancata gestione dei dati dei dipendenti può comportare multe o sanzioni pesanti.