Non si può negare il fatto che la posta elettronica svolge un ruolo essenziale nella comunicazione aziendale principalmente a causa del fatto che è uno dei canali più importanti per le varie aziende di connettersi con entità sia interne che esterne correlate all’attività. La posta elettronica viene utilizzata dalle aziende per comunicare con i propri dipendenti e altri membri dell’organizzazione. Viene anche utilizzato come mezzo per comunicare con clienti, fornitori e altre persone essenziali per le operazioni dell’azienda.
Un’inclusione nel ruolo dell’email nella comunicazione aziendale è il fatto che può essere utilizzata per la comunicazione di base all’interno dell’azienda. La direzione può informare i dipendenti su qualsiasi tipo di informazione relativa all’azienda che desiderano trasmettere. Ad esempio, se ci sarà una riunione aziendale in settimana, la società invierà e-mail ai dipendenti interessati informandoli del tempo, del luogo e dello scopo della riunione. In passato, tali informazioni venivano trasmesse tramite lettere, bollettini e altri mezzi di comunicazione meno diffusi, ma l’e-mail ha sostituito questi canali come metodo preferito per la comunicazione. Una delle attrazioni di questo metodo include il fatto che è istantaneo, rendendo facile raggiungere il maggior numero di dipendenti nel minor tempo possibile, e anche il fatto che è economico e riduce l’ingombro della carta.
Un altro ruolo dell’email nella comunicazione aziendale è il suo utilizzo come mezzo di marketing e promozione di servizi e prodotti da parte dell’azienda. La maggior parte delle aziende invia e-mail mirate ai propri clienti in merito a qualsiasi nuovo prodotto, modifiche a prodotti esistenti e altri tipi di unità di marketing su cui stanno lavorando. L’effetto di questo ruolo dell’e-mail nella comunicazione aziendale è anche incentrato sul suo valore come mezzo economico per raggiungere il maggior numero di clienti e consumatori nel modo più rapido.
La condivisione di file e altre forme di dati è un ruolo della posta elettronica nella comunicazione aziendale che è anche importante. Le aziende possono inviare enormi quantità di informazioni tramite e-mail in un modo che potrebbe non essere così semplice con la posta ordinaria. Ad esempio, un’azienda può inviare immagini e altri dati ai clienti che chiamano per richiedere informazioni sui servizi dell’azienda. Supponendo che un cliente chiami una compagnia assicurativa chiedendo dei suoi prodotti, l’agente al telefono potrebbe richiedere l’e-mail del cliente per inviare pacchetti di informazioni a cui il cliente può accedere istantaneamente. L’invio di tale pacchetto tramite posta ordinaria potrebbe richiedere diversi giorni entro i quali il potenziale cliente potrebbe cambiare idea o cercare un’altra società.