Un diario e un libro mastro sono due tipi di libri che vengono utilizzati abitualmente nel processo di contabilità. Considerato la chiave per la cosiddetta contabilità a partita doppia, ciascuno di questi libri serve a scopi specifici all’interno del processo generale di tenuta di registri finanziari accurati. Sebbene molte delle transazioni registrate in entrambi questi libri siano le stesse, esistono differenze fondamentali nello scopo e nella funzione di ciascuno di questi libri contabili.
Una delle differenze più basilari tra il giornale e il libro mastro è quando vengono impiegati nel processo contabile. Il giornale funge da libro contabile in cui una transazione viene inserita per la prima volta nel sistema contabile, con la transazione spesso indicata come registrazione originale. Successivamente nel processo, quella stessa transazione verrà registrata come voce nel libro mastro, dove tale voce verrà posizionata in relazione ad altre voci per scopi di valutazione e analisi.
Un’altra importante differenza tra il giornale e il libro mastro è l’ordine delle voci all’interno dei record. I diari sono sempre disposti in ordine cronologico, rendendo molto facile identificare quali transazioni sono associate a un determinato giorno lavorativo, settimana o altro periodo di fatturazione. Al contrario, la disposizione delle voci all’interno di un libro mastro ha più a che fare con il raggruppamento di transazioni simili in conti specifici allo scopo di valutare i dati per scopi finanziari e contabili interni.
I diversi scopi del diario e del libro mastro significano anche che ogni libro è strutturato in modo diverso. Un giornale spesso include una breve descrizione della transazione, inclusa una data, e il posizionamento dell’importo della transazione in una colonna di debito o credito. Non c’è alcun tentativo di bilanciare le transazioni registrate in un giornale. Al contrario, le voci dei conti nel libro mastro devono essere sempre bilanciate.
C’è qualche differenza di opinione riguardo all’uso sia del giornale che del libro mastro. Una scuola di pensiero sostiene che mantenendo entrambi i libri contabili, viene migliorata l’opportunità di identificare gli errori di registrazione, un fattore che può tornare molto utile quando e quando i conti nel libro mastro non sono in pareggio. Inoltre, la rivista è spesso più prontamente accettata come prova in un tribunale, grazie al semplice processo utilizzato per registrare le transazioni in ordine cronologico. Un approccio diverso sostiene che tenere un diario è facoltativo, mentre mantenere un libro mastro è cruciale per il compito di tenere traccia delle transazioni finanziarie dell’azienda, anche in termini di organizzazione dei conti in modo che le tasse possano essere calcolate e pagate con precisione.
Smart Asset.