La gestione della contabilità generale è un processo in cui le aziende sovrintendono alla registrazione e alla rendicontazione dei dati finanziari nei loro libri contabili. Diversi tipi di sistemi di gestione possono essere in atto per un’azienda per preservare la sua integrità finanziaria. Alcuni diversi sistemi di gestione della contabilità generale possono includere contabilità finanziaria, audit interni ed esterni o la separazione dei compiti. Il proprietario, i dirigenti o il direttore finanziario di un’azienda possono essere responsabili della definizione di queste linee guida. La mancata corretta gestione della contabilità generale può comportare una scarsa rendicontazione finanziaria per un’azienda.
Le pratiche di contabilità finanziaria standard sono tra i metodi più comuni che un’azienda può impegnarsi nella gestione della contabilità generale. Queste pratiche includono l’uso di libri mastri, giornali, conti finanziari e altri strumenti di contabilità. I contabili sono responsabili della supervisione dei dati registrati in questi vari strumenti contabili. In momenti specifici durante i mesi, i contabili riconciliano e rivedono i libri contabili per verificarne l’accuratezza, gestendo la contabilità generale in modo sistematico. I supervisori e altri eseguono la revisione finale per questo processo in un’azienda.
Gli audit interni ed esterni sono altri modi in cui un’azienda può impegnarsi nella gestione della contabilità generale. Gli audit interni richiedono l’utilizzo di dipendenti non associati al reparto contabilità per la revisione dei libri contabili. Ciò consente al management superiore dell’azienda di garantire che i contabili gestiscano correttamente le transazioni finanziarie. Un audit esterno richiede l’utilizzo di una società di contabilità esterna per rivedere i libri contabili della società per garantire che segua gli standard contabili nazionali. Questo processo di gestione del registro è per le parti interessate esterne, consentendo loro di capire quanto bene l’azienda gestisce le transazioni finanziarie.
Al fine di garantire adeguatamente l’assenza di frode e appropriazione indebita, un’azienda spesso si impegna nella separazione dei compiti. Questa pratica contabile limita il numero di compiti contabili che un individuo può completare in azienda. La gestione della contabilità generale può comportare molte attività diverse, quindi un individuo può tentare di commettere una frode e poi nasconderlo. Ad esempio, raccogliere e contare contanti, scrivere e registrare depositi e inviare denaro alla banca sono tutte attività comuni di gestione della liquidità. Un dipendente che completa tutte queste attività potrebbe avere l’opportunità di sottrarre fondi senza essere notato.
La gestione della contabilità generale è un processo che si evolve nel tempo. Man mano che un’azienda cresce e si espande, anche le sue pratiche contabili. Le aziende dovranno trovare modi nuovi ed efficaci per gestire le attività contabili quotidiane. Assumere dipendenti e creare manuali di contabilità sono tra i modi più comuni per raggiungere questo obiettivo.
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