La registrazione nei libri mastri è l’attività contabile in cui i contabili registrano le transazioni commerciali nei libri finanziari di una società. In realtà, non ci sono molti modi diversi per registrare le operazioni contabili. Tutti i metodi essenzialmente fanno la stessa cosa, anche se il formato scritto può essere leggermente diverso. L’uso del software di contabilità elettronica ha spesso diversi metodi di registrazione nei libri mastri, anche se la differenza più grande risiede nel modo in cui un contabile lo fa e non nel risultato finale. Le transazioni contabili accurate sono una delle principali strutture portanti di un sistema informativo contabile.
Il metodo classico di registrazione nei libri mastri consiste nel creare una voce di diario scritta a mano. In tutte le registrazioni del diario, i debiti vengono prima – nella parte superiore della voce – con i crediti che vengono dopo. La registrazione a giornale richiede una data, un numero di conto e un nome per entrambe le linee di debito e credito e una cifra in dollari per ogni debito e credito. Una breve descrizione va sotto l’ultima linea di credito della voce. Una volta scritto da solo, un contabile aggiorna ogni conto per gli importi in dollari nella voce, scrivendo a mano la voce nei libri contabili in un sistema di contabilità manuale.
I sistemi di contabilità manuale sono spesso noiosi da aggiornare durante la registrazione nei libri mastri. Tradizionalmente, un’azienda avrebbe molti registri cartacei e riviste nel sistema. I contabili dovrebbero trovare i libri necessari e quindi scrivere la voce in ciascuno di essi in modo chiaro e accurato. Oggi, un sistema di contabilità manuale può fare riferimento a una serie di fogli di calcolo che non hanno un unico punto di immissione dei dati, come un software di contabilità. I fogli di calcolo possono anche essere difficili da gestire manualmente.
L’utilizzo di un software di contabilità per mantenere i libri contabili di un’azienda può sembrare più facile da mantenere durante la registrazione nei libri mastri. Una schermata di registrazione a giornale è disponibile per la maggior parte dei sistemi e richiede le stesse informazioni di base di una registrazione a giornale manuale, la data, il numero di conto e il nome per entrambe le linee di debito e credito e una cifra in dollari per ogni debito e credito. Un grosso problema, tuttavia, deriva da dati imprecisi inseriti nel sistema contabile. Non esistono libri mastri fisici o giornali, quindi gli errori devono essere tracciati elettronicamente e corretti utilizzando il sistema. In molti casi non esiste una semplice procedura di cancellazione e riscrittura, che può rendere difficili le correzioni importanti.
La maggior parte dei sistemi contabili funziona con un metodo perpetuo. Ogni transazione contabile viene inserita nei giornali e nei libri mastri man mano che si verificano. La registrazione nei libri mastri, quindi, è una delle attività contabili più comuni. Le grandi organizzazioni possono avere centinaia, anche migliaia, di transazioni mensili. Devono essere previsti controlli interni per garantire che le transazioni accurate e pertinenti vengano registrate in modo tempestivo.
Smart Asset.