Le carte Ledger sono strumenti di contabilità utilizzati dalle aziende per registrare le transazioni e gestire le pratiche finanziarie. Sono simili ma diversi dai documenti contabili standard in modi specifici. Le somiglianze derivano dall’uso di colonne, righe e griglie su carte mastro in cui un contabile può scrivere dati finanziari. Le differenze includono la possibilità di posizionare queste carte su anelli e l’uso del cartoncino su cui sono stampate le carte. Queste carte hanno diversi formati, colori e possibilità di memorizzazione per l’utilizzo in un sistema di contabilità.
In generale, le stesse informazioni devono essere scritte su ciascuna carta di contabilità generale prima che venga utilizzata nel sistema contabile di un’azienda. Ad esempio, un contabile deve scrivere in alto una descrizione o uno scopo d’uso insieme a una data correlata all’evento della transazione. Ogni riga rappresenta una riga su cui il contabile deve scrivere i numeri di conto, le descrizioni dei conti e gli importi in dollari per la transazione. Con diverse righe sulle carte mastro, c’è ampio spazio per descrivere con precisione l’evento della transazione e prendere appunti. La carta ha quindi le informazioni registrate nel sistema contabile dell’azienda.
Sebbene la maggior parte delle carte mastro abbia lo stesso formato, potrebbero esserci colori diversi per queste carte disponibili nei negozi di forniture per ufficio. I colori comuni includono verde, giallo e manila, sebbene altri possano esistere da alcuni negozi di forniture per ufficio. Nella maggior parte dei casi, non c’è una vera differenza significativa tra i colori delle carte mastro, anche se un’azienda potrebbe essere in grado di usarli in modo diverso. Ad esempio, una grande azienda può utilizzare un colore diverso per diversi reparti o diverse transazioni, a seconda delle necessità. Ciò consente al sistema contabile di avere una naturale separazione per l’utilizzo delle informazioni tra i molti tipi di transazioni o dipartimenti.
L’uso di carte mastro come parte di un sistema contabile può essere necessario in quanto tendono ad essere più durevoli della carta mastro standard. In alcuni casi, le carte possono essere presenti nei reparti operativi più difficili di un’azienda, come la produzione, la costruzione o altri ambienti non di ufficio. Qui, i non contabili compilano alcune informazioni di base, come quantità, costi e uso delle merci, mentre i contabili compilano i dati rimanenti. L’uso e l’archiviazione di queste carte consente alle aziende di disporre di documenti più durevoli in giro per questi ambienti più difficili. La conservazione di queste carte è necessaria per motivi fiscali e commerciali e queste carte sono in genere molto resistenti.
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