Le attività e il lavoro di back office sono di fondamentale importanza per la vita di qualsiasi azienda. I tipi di lavori di back office comprendono una vasta gamma di funzioni, tra cui l’evasione degli ordini, il servizio clienti e il supporto e persino i processi contabili che sono essenziali per tenere traccia del flusso di denaro in entrata e in uscita dalle organizzazioni. Poiché il concetto di back office si concentra su posizioni amministrative e di supporto, ci sono una serie di opportunità con carriere di back office che rendono questo tipo di lavoro ideale per molte persone.
Uno degli esempi più comuni di lavori di back office sono quelli coinvolti nell’adempimento degli ordini. Questo di solito include il personale che è responsabile della ricezione effettiva degli ordini da parte di clienti o venditori, verifica della disponibilità degli articoli ordinati, quindi organizza il completamento e la spedizione dell’ordine. Le persone in questi tipi di lavori di back office rendono possibile il rispetto delle promesse fatte dal team di vendita e promuovono gli interessi dell’azienda assicurandosi che i clienti siano soddisfatti dei propri ordini.
Il servizio clienti e il supporto sono altri lavori di back office che fanno la differenza nel successo di un’azienda. Il personale che lavora in questi tipi di posizioni è spesso il primo a sapere quando qualcosa non è andato bene con un cliente. Nella migliore delle ipotesi, il personale del servizio clienti è in grado di calmare il cliente, arrivare alle cause profonde della mancanza di soddisfazione e iniziare il processo di riparazione della relazione danneggiata. Molte aziende hanno mantenuto i clienti perché un rappresentante del servizio clienti ha saputo ascoltare e risolvere i problemi con un cliente infelice.
Una terza classe o un gruppo di lavori di back office ha a che fare con il processo contabile. Gli impiegati e gli altri che gestiscono la preparazione di registri accurati relativi sia ai debiti che ai crediti dell’impresa fanno molto per aiutare l’azienda a rimanere su solide basi finanziarie. Gli specialisti della fatturazione lavorano per garantire che le fatture vengano consegnate in tempo, mentre gli impiegati assegnati ai crediti e agli incassi assicurano che i fondi raccolti vengano registrati nei conti giusti. Allo stesso tempo, gli impiegati che lavorano con i debiti assicurano che i venditori siano pagati e che la società sia in regola con i suoi creditori.
In sostanza, qualsiasi tipo di lavoro all’interno di un’azienda considerato di natura amministrativa può essere giustamente classificato come correlato al back office. A seconda delle dimensioni e della complessità dell’organizzazione aziendale, è possibile che vi siano numerosi processi di back office altamente specializzati all’interno della struttura aziendale. Anche le piccole imprese avranno normalmente specifiche funzioni di back office che devono essere affrontate, rendendo necessario assumere e formare personale qualificato per gestire tali funzioni.