Una casella vocale privata consente a una persona di ricevere messaggi telefonici quando non è possibile rispondere al telefono. Una singola casella vocale e una singola linea telefonica sono spesso collegate tra loro. Questo è il tipo più comune di segreteria telefonica privata. In altri casi, più caselle possono essere collegate alla stessa linea telefonica, consentendo a più persone di ricevere i propri messaggi separatamente. Una segreteria telefonica può essere utilizzata anche come casella vocale privata che consente alle persone di mantenere la propria segreteria telefonica a casa o in azienda.
Il tipo più comune di segreteria telefonica privata collega una linea telefonica a una casella di posta vocale. Questo tipo di posta vocale è una caratteristica comune dei telefoni cellulari. I chiamanti sono spesso collegati alla segreteria se il telefono non viene risposto dopo un certo numero di squilli. Sebbene un provider di posta vocale possa funzionare con migliaia o addirittura milioni di client, l’account di posta vocale di ciascun utente viene tenuto separato dagli altri. Ciò consente agli utenti di accedere alla propria casella vocale privata ma non alla casella vocale di altri utenti.
Un altro tipo di casella vocale privata consente di allegare più account allo stesso numero di telefono. È possibile allegare un numero qualsiasi di caselle vocali a un unico numero di telefono, consentendo alle persone di una famiglia o ai dipendenti di un’azienda di ricevere i propri messaggi separatamente da quelli di altre persone che possono essere raggiunte a quel numero. Nella maggior parte dei casi, si accede a questi account di posta vocale privata quando un chiamante compone un determinato interno.
La maggior parte delle volte, la posta vocale viene conservata in formato digitale su un server di grandi dimensioni. Questi server sono mantenuti dal provider di posta vocale e sono accessibili in remoto dai client che dispongono di account di posta vocale privati. Ciò consente alle persone di accedere alla propria casella vocale da una varietà di posizioni diverse e attraverso una varietà di mezzi diversi. Le informazioni sulla segreteria telefonica possono anche essere trasferite al computer di un individuo, sebbene i messaggi vengano quasi sempre archiviati prima sui server del provider.
Anche una segreteria telefonica può essere considerata un tipo di segreteria telefonica privata. Queste macchine sono collegate a telefoni di rete fissa e possono avere una casella vocale per tutti gli utenti della linea telefonica o possono essere in grado di separare i messaggi in singole caselle di posta vocale per le varie persone che utilizzano la linea. Un utente in genere accede ai messaggi premendo i pulsanti sulla macchina stessa, sebbene sia anche possibile accedere ai messaggi della segreteria telefonica da una linea telefonica o da un computer.