I diversi tipi di servizi di posta vocale possono essere definiti in base all’hardware su cui vengono eseguiti, ai tipi di utenti per cui sono progettati o alle serie di funzionalità che offrono. I servizi di posta vocale possono essere configurati su un normale hardware del computer e questi sistemi possono anche includere circuiti di schede vocali, dispositivi di commutazione e jack telefonici aggiuntivi, se necessario. L’altro modo per configurare i servizi di posta vocale prevede hardware proprietario costruito da zero. Diversi servizi utilizzano questi due formati per fornire messaggi vocali agli utenti domestici e aziendali su telefoni fissi e anche agli utenti di telefoni cellulari. Alcune delle funzionalità che i diversi servizi possono offrire includono più caselle di posta vocale, una serie di messaggi preregistrati che possono fornire informazioni utili o tempestive e l’integrazione con sistemi di posta elettronica o fax.
Esistono due modi principali per configurare i servizi di posta vocale. Un modo prevede l’esecuzione di software specializzato in esecuzione su normali sistemi informatici. Alcuni fornitori di servizi di terze parti utilizzano questa configurazione, sebbene sia comune anche tra le aziende che offrono i propri servizi interni. Un semplice esempio di questo tipo di sistema di posta vocale può consistere in un singolo computer e una linea telefonica, sebbene le versioni aziendali di grandi dimensioni utilizzino reti di computer, più caselle di posta vocale e hardware specializzato aggiuntivo. Circuiti della scheda vocale, jack telefonici aggiuntivi e altro hardware possono essere aggiunti a questi sistemi per espandere i servizi disponibili.
Altri servizi di posta vocale si basano su hardware proprietario che è tipicamente costruito su misura caso per caso. Alcune aziende costruiscono questi sistemi per offrire le proprie soluzioni interne, sebbene questi sistemi siano più comunemente utilizzati da fornitori di terze parti. I servizi di segreteria telefonica offerti ai telefoni fissi e cellulari di casa di solito utilizzano questo formato. Questi sistemi possono spesso essere più grandi e più ricchi di funzionalità rispetto alle soluzioni basate su software che funzionano su un normale hardware di computer.
Diversi servizi di posta vocale possono anche offrire una gamma di funzioni. La casella vocale di base per l’uso domestico o cellulare in genere include una singola casella di posta a cui è possibile accedere utilizzando un numero di identificazione personale (PIN), sebbene a volte siano disponibili caselle di posta aggiuntive. I servizi aziendali spesso includono un’unica casella di posta principale e quindi un numero qualsiasi di caselle aggiuntive per i dipendenti. Alcuni di questi servizi aziendali forniscono anche funzionalità di posta elettronica o fax, nel qual caso una cassetta postale potrebbe essere in grado di memorizzare fax oltre alla posta vocale. Un’altra variante è il sistema di posta vocale di domande e risposte o bacheca elettronica, che fornisce ai chiamanti un elenco di messaggi informativi che possono essere ascoltati su richiesta.