Esistono diversi tipi di attività che il software di receptionist può eseguire. Può aiutare a organizzare i messaggi, tenere traccia dei dipendenti e gestire le chiamate in arrivo. Esistono anche suite di software che consentono all’utente di integrare diverse di queste funzioni in un unico pacchetto e programmi che gestiscono le funzioni di receptionist per settori specifici.
Uno dei tipi più semplici di software di receptionist sono i programmi che organizzano i messaggi e tengono traccia della disponibilità dei dipendenti. Questi programmi consentono agli addetti alla reception di effettuare una registrazione elettronica di tutti i messaggi in arrivo, compreso il tempo di consegna al destinatario. Possono anche avere funzioni di calendario che forniscono informazioni aggiornate sulla posizione dei dipendenti oltre a consentire agli addetti alla reception di fissare appuntamenti per gli altri. Alcuni programmi si integrano anche con altre funzioni come l’e-mail per aumentare la capacità di recapito dei messaggi.
Esistono anche tipi di software di receptionist che vengono utilizzati per tenere traccia e facilitare l’utilizzo del telefono nelle aziende in cui vi è un elevato volume di attività di chiamata. Questi prodotti in genere sono costituiti da una schermata in cui sono visualizzate informazioni sulle chiamate e gli strumenti per effettuarle. Le informazioni possono includere il numero corrente, le chiamate in coda e le informazioni di base sul cliente. Gli strumenti possono includere tutto ciò che può essere utile per effettuare una chiamata, ad esempio una tastiera, capacità di attesa e riaggancio e identificazione del chiamante (ID).
Il software di receptionist che aiuta l’utente a effettuare una chiamata può anche eseguire funzioni per altre linee. Può verificare se una determinata linea è gratuita e trasferire automaticamente la chiamata o inviarla alla segreteria telefonica. Questa capacità può comprendere una o più posizioni, a seconda delle dimensioni e della complessità dell’organizzazione. Alcuni prodotti consentono anche funzionalità multilinea, come la possibilità di impostare e moderare le chiamate in conferenza.
Alcuni tipi di software per receptionist sono progettati per gestire le sfide di un determinato settore. Ad esempio, ci sono prodotti per l’industria medica che hanno funzioni per l’elaborazione delle scartoffie dei pazienti, l’invio di promemoria di appuntamenti e la gestione delle opzioni self-service per i pazienti. Funzionalità come queste hanno lo scopo di automatizzare alcuni degli aspetti più ripetitivi del lavoro di accoglienza in una determinata area.
Qualunque sia la sua funzione, la maggior parte dei software di receptionist avrà un’interfaccia utente grafica (GUI). Questo mostrerà spesso tutti gli strumenti disponibili su una schermata. Il modo in cui è organizzato e quante funzioni ci sono varia notevolmente tra i diversi prodotti. Ad esempio, alcuni tipi di software mostrano una chiamata o un interno alla volta, mentre altri mostrano diversi interni e il loro stato su una singola schermata.