Esistono diversi tipi di attivit? che il software di receptionist pu? eseguire. Pu? aiutare a organizzare i messaggi, tenere traccia dei dipendenti e gestire le chiamate in arrivo. Esistono anche suite di software che consentono all’utente di integrare diverse di queste funzioni in un unico pacchetto e programmi che gestiscono le funzioni di receptionist per settori specifici.
Uno dei tipi pi? semplici di software di receptionist sono i programmi che organizzano i messaggi e tengono traccia della disponibilit? dei dipendenti. Questi programmi consentono agli addetti alla reception di effettuare una registrazione elettronica di tutti i messaggi in arrivo, compreso il tempo di consegna al destinatario. Possono anche avere funzioni di calendario che forniscono informazioni aggiornate sulla posizione dei dipendenti oltre a consentire agli addetti alla reception di fissare appuntamenti per gli altri. Alcuni programmi si integrano anche con altre funzioni come l’e-mail per aumentare la capacit? di recapito dei messaggi.
Esistono anche tipi di software di receptionist che vengono utilizzati per tenere traccia e facilitare l’utilizzo del telefono nelle aziende in cui vi ? un elevato volume di attivit? di chiamata. Questi prodotti in genere sono costituiti da una schermata in cui sono visualizzate informazioni sulle chiamate e gli strumenti per effettuarle. Le informazioni possono includere il numero corrente, le chiamate in coda e le informazioni di base sul cliente. Gli strumenti possono includere tutto ci? che pu? essere utile per effettuare una chiamata, ad esempio una tastiera, capacit? di attesa e riaggancio e identificazione del chiamante (ID).
Il software di receptionist che aiuta l’utente a effettuare una chiamata pu? anche eseguire funzioni per altre linee. Pu? verificare se una determinata linea ? gratuita e trasferire automaticamente la chiamata o inviarla alla segreteria telefonica. Questa capacit? pu? comprendere una o pi? posizioni, a seconda delle dimensioni e della complessit? dell’organizzazione. Alcuni prodotti consentono anche funzionalit? multilinea, come la possibilit? di impostare e moderare le chiamate in conferenza.
Alcuni tipi di software per receptionist sono progettati per gestire le sfide di un determinato settore. Ad esempio, ci sono prodotti per l’industria medica che hanno funzioni per l’elaborazione delle scartoffie dei pazienti, l’invio di promemoria di appuntamenti e la gestione delle opzioni self-service per i pazienti. Funzionalit? come queste hanno lo scopo di automatizzare alcuni degli aspetti pi? ripetitivi del lavoro di accoglienza in una determinata area.
Qualunque sia la sua funzione, la maggior parte dei software di receptionist avr? un’interfaccia utente grafica (GUI). Questo mostrer? spesso tutti gli strumenti disponibili su una schermata. Il modo in cui ? organizzato e quante funzioni ci sono varia notevolmente tra i diversi prodotti. Ad esempio, alcuni tipi di software mostrano una chiamata o un interno alla volta, mentre altri mostrano diversi interni e il loro stato su una singola schermata.