Sono disponibili strumenti di gestione patrimoniale per supportare privati, piccole imprese e grandi organizzazioni. La maggior parte degli strumenti di gestione patrimoniale sono software o sistemi basati su Internet. Esistono strumenti che supportano le risorse fisse, mentre altri strumenti supportano le risorse digitali e alcuni strumenti supportano più tipi di risorse.
Un individuo potrebbe essere interessato a uno strumento di gestione patrimoniale che gli consenta di tenere traccia degli oggetti fissi e mobili. Questi strumenti consentono all’individuo di mantenere un inventario domestico di tutti gli oggetti di valore. Il software di gestione patrimoniale individuale può essere acquistato come applicazione autonoma o come parte di un pacchetto di contabilità personale globale.
Le piccole imprese potrebbero mantenere diversi tipi di pianificazioni delle attività aziendali. Una piccola impresa può utilizzare software simile a quello di un individuo per tenere traccia di tali risorse. Sono disponibili molti programmi software per mantenere ogni tipo di inventario e programma. Per una piccola impresa può essere più semplice trovare più strumenti software per gestire le proprie risorse. In generale, per le organizzazioni più piccole, è più conveniente acquistare programmi che gestiscono tipi di asset specifici piuttosto che un programma software che gestisce tutti i tipi di asset.
Grandi organizzazioni come aziende o enti governativi tendono ad acquistare strumenti di gestione patrimoniale che supportano molti tipi di attività diverse all’interno dello stesso programma. Il costo di una licenza software per tali strumenti di gestione patrimoniale potrebbe essere ripartito tra le diverse parti dell’organizzazione. L’uso di un unico programma software per gestire tutte le risorse consente all’organizzazione di segnalare e analizzare le risorse insieme o separatamente. Questi tipi di strumenti di gestione patrimoniale sono spesso collegati ad altri grandi sistemi organizzativi come la contabilità finanziaria o le applicazioni di ripristino di emergenza.
Talvolta è difficile per una grande organizzazione includere la sua gestione patrimoniale digitale nello stesso programma utilizzato dall’organizzazione per tutti gli altri processi di gestione patrimoniale. Ciò è dovuto alla necessità di avere più di una biblioteca per gestire risorse digitali piuttosto che un database di informazioni. Gli asset digitali sono anche più numerosi di altri tipi di asset. Un sistema per gestire queste risorse richiede capacità più ampie per taggare risorse specifiche con informazioni incrementali.
Un sistema di gestione patrimoniale digitale può supportare altri tipi di risorse. Generalmente è più probabile che un individuo o una piccola impresa utilizzino questo approccio misto di gestione patrimoniale. In questo scenario, l’individuo può includere la sua intera libreria di foto nella stessa serie di database dell’inventario di casa. È probabile che un programma di gestione patrimoniale digitale supporti la codifica di risorse con più informazioni a fini di recupero.