Esistono diversi metodi di gestione del tempo che possono essere utilizzati per aumentare la produttività. Alcuni dei più popolari sono il timeboxing, l’analisi di Pareto e i metodi POSEC. Ognuno di questi metodi si concentra sulla costruzione di abitudini che incoraggiano un migliore utilizzo del tempo.
Il timeboxing è uno dei metodi più comuni di gestione del tempo. Implica la divisione di compiti di grandi dimensioni in porzioni più piccole e più gestibili aderendo rigorosamente a uno specifico calendario. L’individuo deve prima decidere su una serie di compiti e determinare il tempo approssimativo necessario per terminare ognuno di essi. Quindi un timer viene impostato per il periodo di tempo appropriato all’inizio di ciascuna attività. Alla fine del tempo assegnato, l’individuo deve fermarsi, indipendentemente dal fatto che l’attività sia stata completata o meno, e riposare o impegnarsi in qualche altra attività divertente.
Con il metodo del timeboxing, ciascuna delle attività da svolgere viene affrontata una alla volta nei periodi di tempo designati. Se ci sono attività rimanenti dopo un ciclo attraverso tutte le attività, lo stesso processo viene riavviato. Questo tende ad essere uno dei metodi più gratificanti di gestione del tempo perché nella struttura sono integrati periodi di riposo o qualche altra ricompensa, aumentando così la motivazione.
L’analisi di Pareto è anche comunemente definita regola 80:20. È stato inventato da un economista che ha suggerito che il 20 percento delle cause crea l’80 percento dei problemi. I primi passi del metodo includono elencare i problemi, trovare le radici di tali problemi e quindi raggrupparli per causa. Quindi i gruppi vengono classificati in base al livello di importanza. Il metodo si basa sulla convinzione che il gruppo di problemi con il più alto livello di importanza sarà in genere anche uno dei più piccoli, o circa il 20 percento del carico di lavoro.
POSEC è sinonimo di priorità organizzando, razionalizzando, economizzando e contribuendo. Questo è uno dei metodi più personali di gestione del tempo. Funziona con la convinzione che le cose che incidono sulla sicurezza individuale, come denaro e questioni personali, dovrebbero essere gestite prima di altre attività.
Il primo passo di POSEC è quello di identificare gli obiettivi e di stabilire le priorità dalla più importante alla meno importante. Il prossimo passo è per l’individuo organizzare un programma che garantisca il raggiungimento degli obiettivi personali quotidiani. Successivamente l’individuo deve semplificare le attività più spiacevoli, come l’esecuzione di commissioni, in modo che impieghino il minor tempo possibile. Il quarto passo è quello di economizzare i passatempi meno urgenti, come fare la spesa o pranzare con gli amici. Infine, l’individuo completerà il suo programma di tempo contribuendo alla società attraverso altri obblighi importanti, se non vitali.