La conservazione dei record elettronici non è altro che la creazione di un sistema per il backup di dati importanti all’interno di un ambiente di lavoro e la buona notizia è che gran parte di essi può essere eseguita automaticamente con la corretta configurazione. Molte aziende commettono l’errore di eseguire il backup dei loro preziosi documenti su più server, tuttavia, il che potrebbe creare centinaia o addirittura migliaia di file duplicati che occupano spazio e alla fine rallentano il server. Lo stesso si può dire per i backup tradizionali come documenti cartacei e dischi compatti: non ha assolutamente senso mantenere backup ripetitivi una volta implementato un solido sistema di conservazione dei record elettronici. Un professionista con esperienza nella tecnologia Internet è normalmente cercato di creare un tale sistema e poiché il backup online fa normalmente parte del pacchetto di conservazione dei record elettronici, le informazioni dovrebbero essere protette per sempre.
Prima di implementare un programma di conservazione dei record elettronici, è importante che gli utenti considerino esattamente ciò che deve essere archiviato in più posizioni. Ad esempio, i file aziendali a cui accedono molti dipendenti durante il giorno dovrebbero essere salvati su ogni singolo sistema informatico, ma i file che trattano con ex clienti o informazioni fiscali dovrebbero essere nascosti in modo sicuro su un computer mainframe poiché questo tipo di file è raramente necessario. Un’altra importante funzione di un programma di conservazione dei record elettronici è la capacità di eliminare i file non necessari dopo un certo periodo di tempo per mantenere la rete complessiva il più libera da ingombri possibile. Queste attività non solo aiutano a semplificare la velocità con cui le informazioni possono essere distribuite sul posto di lavoro, ma stabiliscono anche gli standard a cui ciascun dipendente deve attenersi quando si occupano dei dati aziendali.
Un altro aspetto critico della conservazione dei record elettronici è l’implementazione di un backup automatico che si verifica a intervalli regolari e questa attività può essere impostata per essere eseguita settimanalmente, giornalmente o anche al minuto, quando necessario. Oltre a posizionare i file su un server centralizzato, molte aziende implementano anche backup su unità esterne, unità remote o un disco compatto (CD) per garantire che i dati esistano sempre in due posizioni separate e indipendenti. Mentre per molti, questo processo sembrerebbe non necessario, un sovraccarico all’interno di un circuito elettrico potrebbe effettivamente cancellare ogni disco rigido all’interno di un’azienda. Il backup online è diventato particolarmente popolare poiché i dati sono archiviati in una diversa area geografica, quindi anche se un evento catastrofico come un uragano o un tornado distruggesse ogni singolo componente hardware, le informazioni dell’azienda rimarrebbero comunque sicure.
Un altro aspetto intelligente della conservazione dei record elettronici è verificare fisicamente che i backup abbiano effettivamente avuto luogo, perché qualcosa di semplice come un cavo Ethernet danneggiato potrebbe impedire il corretto salvataggio delle informazioni. Molte aziende ritengono erroneamente che i backup automatici siano immuni da contrattempi, ma semplicemente non è così. Le persone devono sempre verificare che il backup dei dati sia eseguito correttamente almeno mensilmente o ogni volta che viene implementato un nuovo file o programma.