Scrivere testi educativi, corrispondenza personale e materiali di comunicazione aziendale hanno principi grammaticali simili, ma anche differenze. Mentre la grammatica tradizionale è importante, alcuni dei principi più importanti della grammatica aziendale riguardano il tono professionale e la connotazione della comunicazione.
Uno dei primi principi della grammatica aziendale è verificare l’accuratezza e gli errori grammaticali. Fortunatamente, ci sono strumenti che possono aiutare a verificarlo automaticamente. Il software di controllo grammaticale esiste per quasi ogni tipo di programma di elaborazione testi. Poiché è difficile per un individuo conoscere tutte le regole grammaticali, il software aiuta a rilevare gli errori grammaticali che possono causare alcuni errori imbarazzanti per l’azienda.
La formalità è un altro dei principi della grammatica aziendale. Generalmente, la grammatica e il tono hanno una natura più formale nella corrispondenza commerciale che nella corrispondenza personale. Questo non è il caso di tutte le aziende, ma come regola generale lo è. Alcune aziende operano su una premessa più informale, che si traduce in un tono più rilassato e informale nelle comunicazioni commerciali.
Un altro dei principi della grammatica aziendale è quello di scegliere uno stile per la grammatica. La maggior parte delle aziende sceglie tra lo stile Manuale Chicago o lo stile Manuale AP. Esistono differenze grammaticali tra i due stili. Lo stile manuale che l’azienda sceglie di operare può alterare l’uso della grammatica nelle comunicazioni aziendali.
Alcune delle differenze grammaticali riguardano il modo in cui i numeri sono scritti. Ad esempio, i principi della grammatica aziendale stabiliscono se si desidera specificare i numeri da uno a nove. Questi stessi principi dicono di usare numeri numerici per qualsiasi cifra superiore a nove. I principi possono anche fornire indicazioni sul fatto che “e” in un elenco contengano una virgola prima dell’ultima parte di un elenco o meno.
I principi della grammatica aziendale dettano anche la gestione della corrispondenza commerciale. Ad esempio, è consigliabile che le aziende inviino comunicazioni commerciali attraverso un ampio processo di correzione di bozze. È saggio che almeno due persone riesaminino l’ortografia e la grammatica in un pezzo prima che diventi una forma di comunicazione interna o esterna. Se possibile, almeno tre persone dovrebbero rivedere il pezzo per verificare la grammatica e gli errori di ortografia, nonché l’accuratezza delle informazioni.