Per stare al passo con un ambiente di lavoro in continua evoluzione, i professionisti dell’amministrazione hanno una vasta gamma di responsabilità. Questi professionisti dell’ufficio possono specializzarsi in una serie di settori, dalle professioni legali, mediche ed educative ai settori governativi o tecnologici. Le competenze amministrative varieranno a seconda dei settori e delle diverse aree geografiche.
Sebbene non sia sempre necessario, molti professionisti amministrativi sono certificati o sono in possesso di una laurea in economia, amministrazione, tecnologia dei sistemi per ufficio o programmi correlati. Tutte queste posizioni richiedono generalmente almeno un diploma di scuola superiore al momento dell’iscrizione. Inoltre, è spesso utile avere esperienza o istruzione in un determinato campo. Ad esempio, coloro che lavorano in un ambiente legale potrebbero trovare utile avere capacità amministrative relative agli studi paralegali.
I professionisti dell’ufficio nelle industrie tecnologiche possono trovare utile possedere ulteriori competenze matematiche, scientifiche o informatiche. La maggior parte dei lavori del governo richiederà generalmente anche il completamento di un esame di servizio civile. La formazione continua, i seminari e le organizzazioni professionali sono altri modi eccellenti per acquisire ulteriori conoscenze e capacità amministrative.
Sebbene i loro compiti possano variare da campo a campo e da luogo a luogo, la maggior parte dei professionisti dell’ufficio condividerà comunque un insieme simile di abilità. Uno di questi include avere forti capacità organizzative. I professionisti amministrativi devono avere la capacità di multitasking e fare uso delle capacità di gestione del tempo. Gli impiegati amministrativi sono noti per destreggiarsi tra numerosi compiti e clienti oltre a rispettare le scadenze. Questi professionisti non devono solo fornire procedure generali d’ufficio ma anche supportare il personale; eseguire la programmazione; gestire gli acquisti; formare gli altri; e interagire con clienti, fornitori e pubblico in generale.
Inoltre, le capacità amministrative degli impiegati devono comprendere comunicazioni eccezionali, sia scritte che orali. Non solo sono responsabili della gestione rapida ed efficiente di tutte le chiamate, ma devono anche controllare regolarmente la posta vocale e i messaggi e-mail, inoltrandoli alle parti appropriate. Forti capacità di scrittura, ricerca e grammatica sono importanti anche per la corretta gestione della corrispondenza scritta dentro e fuori l’ufficio. I professionisti amministrativi sono essenzialmente la linfa vitale dell’ufficio.
Conoscere le linee guida di base dell’etichetta aziendale e praticare discrezione con contenuti e materiali sensibili sono ulteriori capacità amministrative necessarie all’interno di un ufficio. Un altro aspetto vitale del lavoro include competenze tecnologiche. I professionisti dell’ufficio devono possedere forti capacità informatiche e di tastiera. Devono inoltre essere informati dei cambiamenti tecnologici in vari sistemi software come elaborazione testi, fogli di calcolo e database e mantenere adeguate competenze su Internet. Anche la gestione dei record è essenziale.
Il mantenimento dei registri comprende le procedure di archiviazione che comportano sia il deposito elettronico che manuale. Nel mezzo di tutto ciò, gli impiegati amministrativi sono spesso tenuti a conservare scartoffie e forniture, nonché a distribuire posta e pacchi. Inoltre, le apparecchiature all’interno dell’ufficio, quali fax, fotocopiatrici e stampanti, devono essere controllate e mantenute durante il giorno. Le capacità amministrative richiedono un’istruzione e una formazione permanente per stare al passo con le mutevoli tecnologie e le esigenze mondiali.