Lo statuto sociale è costituito dalle regole e dalle procedure utilizzate da qualsiasi organizzazione per costituire il proprio consiglio di amministrazione, i suoi funzionari e membri e per condurre le proprie attività operative e amministrative. La persona o il comitato responsabile della redazione dello statuto senza scopo di lucro deve conoscere tutti i requisiti governativi per il documento, nonché gli obiettivi e le esigenze generali dell’organizzazione. Quando si scrivono statuti senza scopo di lucro, devono indirizzare tutte le informazioni richieste, fornire una chiara struttura per la gestione dell’organizzazione ed essere il più chiaro e breve possibile.
Lo statuto senza fini di lucro dovrebbe includere le regole e le procedure per l’istituzione di un consiglio di amministrazione. Ciò include la frequenza e la procedura per l’elezione o la nomina dei membri del consiglio di amministrazione, nonché la durata dei loro termini e il numero di termini successivi che possono servire. Lo statuto dovrebbe contenere informazioni su come saranno condotte le riunioni del consiglio di amministrazione, nonché il numero minimo di membri necessari per partecipare a un quorum di voto. Le procedure per la rimozione di un membro del consiglio di amministrazione, ove necessario, dovrebbero essere chiaramente indicate nello statuto. Anche una dichiarazione che descriva i limiti di responsabilità per i membri del consiglio è una buona idea.
Anche le elezioni degli ufficiali dovrebbero essere prese in considerazione nello statuto. L’organizzazione senza scopo di lucro identificherà quali funzionari sono necessari per condurre in modo efficace gli affari, quindi stabilirà le regole per eleggere i funzionari e la durata dei loro termini. I doveri, le responsabilità e l’autorità di ciascun funzionario dovrebbero essere definiti in modo ampio ma chiaro. Inoltre, è una buona idea includere una dichiarazione in merito a quali membri o assistenti avranno l’autorità di intervenire quando un ufficiale è temporaneamente assente.
L’organizzazione dovrebbe decidere se avrà o meno un abbonamento di voto. Se all’adesione generale viene conferito il potere di votare su determinate questioni, lo statuto sociale dovrebbe affrontare le procedure per questo voto. In genere, ciò include una definizione di chi è un membro, i diritti individuali del membro come parte dell’organizzazione e il processo per tenere riunioni e votare le questioni.
Sebbene sia essenziale rispettare tutte le normative applicabili in materia di statuto senza fini di lucro, dovrebbero essere mantenute quanto più brevi possibile e sufficientemente ampie da consentire all’organizzazione una certa flessibilità. Ad esempio, invece di dire che il consiglio si riunirà alle 18:00 il terzo martedì di ogni mese, una dichiarazione più flessibile è che il consiglio si riunirà a intervalli regolari, ma almeno una volta al trimestre. Ciò consente all’organizzazione un po ‘di flessibilità per modificare i giorni e gli orari delle riunioni, se necessario, ma rimanere nel rispetto dei propri statuti. Questo è solo un possibile esempio; i concetti di brevità e flessibilità dovrebbero generalmente applicarsi laddove possibile.
Una volta che lo statuto è stato redatto, approvato dal consiglio di amministrazione e sottoposto alle autorità governative competenti, dovrebbe essere rivisitato su base regolare, forse ogni 3-5 anni. Un’organizzazione senza fini di lucro, nel corso della sua vita, può cambiare direzione e concentrarsi quando cambiano le esigenze dei suoi membri. Le leggi locali e regionali in materia di statuti senza scopo di lucro possono anche cambiare di volta in volta. Lo statuto sociale dovrebbe riflettere e supportare lo scopo generale dell’organizzazione e dovrà essere modificato e rivisto periodicamente man mano che il non profit cresce e matura. È anche una buona idea far apportare modifiche sostanziali allo statuto sociale da un avvocato esperto per garantire la conformità a tutte le leggi applicabili.