Le aziende traggono vantaggio dalla creazione di un budget che aiuta a controllare come viene speso il reddito. La creazione dell’accordo di budget ideale comporterà la considerazione di una strategia di budget fissa e flessibile, scegliendo infine l’approccio che produrrà il massimo livello di beneficio. Sebbene i due tipi di budget condividano una serie di caratteristiche, esiste una differenza fondamentale tra loro che deve essere ben compresa prima di effettuare la scelta finale.
Come implicano i nomi delle due strategie, l’unica differenza più importante tra un budget fisso e flessibile è che il primo non offre alcuno spazio per apportare modifiche alle voci di budget quando e come vari eventi o circostanze cambiano. Al contrario, un budget flessibile offre un po’ di spazio per spostare le allocazioni a diverse voci, rendendo possibile trasferire fondi da una voce all’altra in caso di necessità. A seconda del tipo di operazione aziendale coinvolta, ciò rende più pratico l’approccio al budget flessibile.
Uno dei modi più semplici per comprendere questa differenza fondamentale tra un budget fisso e flessibile è considerare un proprietario di un’azienda che sta preparando un budget operativo per un periodo contabile imminente, come il prossimo calendario o anno fiscale. Le voci del budget includeranno l’allocazione di fondi per materie prime, utenze, costi del lavoro e altre spese che possono o non possono cambiare ad un certo punto durante l’anno. Se l’azienda ha attualmente accordi con i fornitori che garantiscono i prezzi per materie prime e servizi di pubblica utilità, nonché contratti che impediscono variazioni del costo del lavoro per quel periodo, un budget rigido che non consente alcun aggiustamento potrebbe funzionare abbastanza bene. Poiché la maggior parte delle aziende non può garantire almeno alcuni cambiamenti nei costi operativi, è importante consentire almeno una certa flessibilità.
Poiché la capacità di adattamento è importante per decidere tra una strategia finanziaria fissa e flessibile, è importante per il processo prevedere i possibili cambiamenti nelle entrate generate, nelle tasse, nei costi delle utenze e nella manodopera. È ancora possibile procedere con un budget fisso anche se si anticipano alcuni cambiamenti, supponendo che il livello di reddito e le riserve dell’azienda siano sufficienti per utilizzare ciò che è noto come padding per ciascuna delle voci. Il riempimento consiste semplicemente nella scelta di aumentare l’allocazione prevista per gli elementi pubblicitari di una certa percentuale, creando effettivamente un cuscino finanziario a cui è possibile ricorrere se necessario. Poiché non c’è nulla che costringa i proprietari delle aziende a spendere tutti i fondi assegnati a ciascuna voce, è possibile utilizzare un approccio a budget fisso e raggiungere un budget in pareggio per l’anno.
Poiché non tutte le aziende hanno surplus da dedicare a ciascuna voce, la scelta tra un budget fisso e flessibile può comportare la strutturazione di un budget che renda più facile trasferire fondi da una voce all’altra, quando e quando si verificano determinati eventi. Ad esempio, il budget flessibile semplificherebbe lo spostamento dei fondi accantonati per le materie prime se vengono negoziate tariffe inferiori per tali materiali e utilizzerà tale differenza per coprire l’aumento dei costi del lavoro. Il bilancio complessivo rimane in pareggio, poiché si tratta della stessa somma di denaro.
Quando si considerano i meriti sia del budget fisso che di quello flessibile, non esiste una scelta giusta che si adatti a ogni situazione. I pianificatori del budget devono considerare realisticamente le circostanze che circondano l’operazione e pianificare il budget di conseguenza. Ciò fornirà la migliore piattaforma di lavoro possibile per la gestione delle finanze aziendali e aumenterà le possibilità che tutte le risorse vengano utilizzate al meglio.
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