Le spese dei dipendenti sono i costi associati alle attività svolte per un datore di lavoro. I datori di lavoro generalmente designano un elenco di spese ammissibili per le quali sono disposti a rimborsare i dipendenti. Tale elenco potrebbe includere le spese relative a viaggi di lavoro, pasti, alloggio, telefonate, Internet e forniture per ufficio. Alcuni datori di lavoro emettono carte di credito aziendali per tali spese, mentre altri si aspettano che i dipendenti coprano i costi e richiedano il rimborso.
Le spese ammissibili per i dipendenti generalmente variano da datore di lavoro a datore di lavoro. La maggior parte delle aziende e delle organizzazioni ha un elenco chiaramente definito di spese ammissibili. Una società potrebbe coprire la bolletta del telefono cellulare di un dipendente se la maggior parte delle sue chiamate sono legate all’attività. Un’altra azienda potrebbe non consentire i costi del telefono cellulare, richiedendo ai dipendenti di effettuare tutte le chiamate di lavoro dall’ufficio dell’azienda.
I tipi di spese dei dipendenti comunemente coperti dalle aziende sono relativi a viaggi di lavoro, pranzi di lavoro e forniture per ufficio. Le spese legittime potrebbero includere il biglietto aereo per un incontro di lavoro nazionale, il conto di un ristorante per l’incontro con un potenziale cliente o una cartuccia della stampante necessaria per stampare manuali per la formazione aziendale. In tutti i casi, la spesa deve essere ragionevole e associata al progresso degli obiettivi del lavoro e dell’azienda.
I dipendenti che lavorano da casa potrebbero sostenere spese aggiuntive per i dipendenti. Quando i dipendenti fanno il telelavoro, i datori di lavoro risparmiano sui costi degli uffici e delle utenze. In questi casi, i datori di lavoro spesso tengono conto delle spese aggiuntive. Esempi di spese di telelavoro potrebbero includere i costi di Internet, le spese relative a computer e stampanti e le bollette telefoniche. I datori di lavoro potrebbero richiedere che i dipendenti limitino l’utilizzo di questi servizi e articoli al solo uso aziendale.
I datori di lavoro di solito si aspettano che i dipendenti tengano traccia delle proprie spese dei dipendenti al di fuori dell’ambiente aziendale. Generalmente forniscono moduli di spesa che devono essere compilati e inviati secondo un programma di pagamento prestabilito. Nella maggior parte dei casi, le ricevute originali devono essere presentate insieme ai moduli di spesa per fornire una documentazione di backup per i costi sostenuti. Il rimborso delle spese dei dipendenti non è imponibile e viene solitamente pagato separatamente dagli assegni sulle buste paga dei dipendenti.
In alcuni casi, la compilazione del modulo di spesa del dipendente richiederà molti dettagli e attenzione. In caso di spese suddivise tra uso aziendale e personale, alcuni datori di lavoro richiedono una contabilità esatta. Un dipendente potrebbe noleggiare un’auto durante un viaggio d’affari, ad esempio, e guidare l’auto per uso lavorativo per una settimana e trascorrere qualche giorno in più utilizzando l’auto esclusivamente per visitare la famiglia. Potrebbe essere richiesto di sottrarre i giorni personali dalla fattura del noleggio auto quando la presenta per il rimborso.
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