Os departamentos corporativos estaduais são chamados de “Departamento de Corporações”, “Divisão de Corporações” ou “Divisão de Corporações”, dependendo do estado em que se encontram. O Secretário de Estado supervisiona o departamento, que é o guardião legal de todas as corporações e outras entidades comerciais formadas e registradas no estado. Se o público precisar de acesso aos registros corporativos, os departamentos corporativos estaduais têm autoridade e capacidade de entregar certificados e cópias selados dos registros corporativos exigidos e mantidos pelo departamento.
O principal dever e responsabilidade dos departamentos corporativos estaduais é licenciar as atividades comerciais no estado e manter registros. Todas as formas de negócios são licenciadas pelos departamentos, incluindo empresas sem fins lucrativos e empresas estrangeiras que fazem negócios no estado. Um dever secundário de alguns departamentos de empresas estatais é regular as transações financeiras, como a troca de valores mobiliários. As empresas que vendem determinados produtos e serviços financeiros também são regulamentadas, incluindo planejadores financeiros e corretores de valores mobiliários. Alguns estados não possuem poderes regulatórios, mas são os únicos responsáveis pela manutenção de registros.
Os registros de marcas comerciais e de serviço em nível estadual são arquivados e aprovados pelos departamentos corporativos estaduais. Os empresários podem proteger sua marca registrando sua marca comercial no estado. Em um processo por violação de marca registrada, essa será uma evidência fundamental para provar quem é o proprietário da marca registrada. O proprietário da empresa também pode registrar um nome comercial fictício no departamento.
Alguns estados permitem que as empresas designem o Secretário de Estado como o agente para receber um serviço de processo. Se alguém entrar com uma ação judicial contra a empresa, poderá atender a reclamação no departamento corporativo. O departamento, por sua vez, enviará uma cópia da reclamação para o último endereço conhecido da empresa.
Muitos departamentos corporativos estaduais permitem que o público pesquise os registros de empresas e nomes de empresas nos sites que mantêm. As empresas iniciantes podem verificar o site para ver se o nome da empresa é usado por outra empresa no estado. As empresas também podem pagar e arquivar relatórios e documentos anuais exigidos pelas leis estaduais de acordo com o tipo de empresa. As empresas podem perder sua “boa reputação” em um estado se não cumprirem seus requisitos anuais de arquivamento. Alguns departamentos permitem que o empresário pague qualquer imposto sobre as sociedades devido.
Os departamentos corporativos estaduais geralmente fornecem recursos e informações valiosas em seus sites, o que pode ser útil no planejamento de um negócio. A função de pesquisa de nomes geralmente está disponível on-line, mas os funcionários também podem pesquisar a disponibilidade de um nome comercial por uma taxa.
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