Un énoncé de portée est un document écrit préparé par un chef de projet au début de tout projet commercial ou de construction important. Ce document doit être partagé avec le client, s’il s’agit d’un travail extérieur, ou le sponsor, si le projet est destiné à être réalisé en interne. L’objectif principal d’un énoncé de portée est de fournir un compte rendu détaillé des objectifs du projet, des mesures prises pour atteindre ces objectifs, ainsi que des obstacles et des coûts associés à l’ensemble du processus. De cette façon, il peut fournir un type de liste de contrôle qui détermine si le projet a été une entreprise réussie une fois qu’il est terminé.
Le travail d’un chef de projet est d’agir en tant que superviseur pour tous les aspects disparates de tout type de projet pour lequel son entreprise est embauchée. Selon la taille du projet, cela peut être une tâche apparemment écrasante sans une sorte de déclaration de buts et d’objectifs qui peuvent être consultés pendant le processus. Un énoncé de portée sert à cet effet, et il est important non seulement pour un chef de projet mais aussi pour les clients qui ont besoin du travail effectué.
De nombreux éléments doivent être inclus dans une déclaration de portée efficace. Il doit d’abord identifier la raison pour laquelle ce projet est entrepris, en le présentant comme une sorte de problème que le projet est censé rectifier. Cela devrait être suivi par le produit que le projet est censé fabriquer. Ce produit est essentiellement la solution au problème identifié dans la première partie.
À partir de ce moment, l’énoncé de la portée devrait être plus détaillé dans ses descriptions des nécessités et des réalités du projet. La déclaration doit fournir une image claire de ce que l’équipe du chef de projet peut apporter au processus, et de ce qui est hors de sa portée et doit donc être fourni par d’autres. De cette façon, le gestionnaire peut définir exactement ce qui peut être attendu de ses travailleurs pendant le projet.
Une autre partie de l’énoncé de la portée doit être consacrée aux coûts, à la fois en termes de coût du projet et, s’il s’agit d’une sorte d’accord commercial, du montant d’argent qu’il devrait générer. A la fin du projet, une consultation rapide de l’énoncé initial ne devrait laisser aucun doute quant à l’accomplissement ou non de la mission du projet. Il agit comme une sorte de contrat entre le chef de projet et le client et, s’il est bien fait, élimine toute incertitude pouvant être préjudiciable aux deux parties.