Un audit d’impression est généralement effectué par de grandes organisations en prévision d’une demande de proposition de services d’impression ou d’un renouvellement de contrat. L’objectif principal d’un audit d’impression est de collecter des métriques sur l’utilisation actuelle de l’imprimante, les différentes méthodes d’accès aux ressources d’impression et de déterminer les coûts opérationnels totaux associés aux activités d’impression. Le terme audit est généralement associé à un examen financier détaillé. Cependant, l’objectif principal de tout audit est de permettre à des professionnels impartiaux de collecter des informations et de fournir un rapport formel pour aider à la prise de décision au niveau de la direction.
La portée d’un audit d’impression doit être clairement définie au début du processus pour garantir une réponse viable. La définition d’une fonction d’impression ou d’un travail connexe est essentielle, car les hypothèses peuvent entraîner des conclusions erronées. Par exemple, un audit d’impression peut inclure des photocopies, la numérisation de documents électroniques et des travaux d’impression ou une combinaison de ces options. Dans d’autres entreprises ou industries, l’impression peut inclure tous les fournisseurs ou contrats d’impression externes pour des articles tels que des brochures, des dépliants et des articles connexes.
La première étape de tout audit d’impression consiste à collecter des métriques d’utilisation. Toutes les imprimantes ont un compteur de copies et les unités numériques stockent ces informations électroniquement. Certaines imprimantes sont appelées unités multifonctions et ont la capacité d’imprimer, de numériser et de photocopier. Les métriques de chacune de ces tâches sont stockées séparément. Les unités qui ont à la fois des options de couleur et de noir et blanc séparent également ces deux tâches pour une plus grande précision.
Un audit d’impression complet doit inclure des informations sur la façon dont les ressources d’impression sont accessibles. Il existe souvent plusieurs processus au sein d’une même organisation, et cela peut être basé sur les types de services auxquels on accède. Par exemple, un bureau moderne dispose d’une imprimante entièrement en réseau qui est généralement partagée par un groupe de personnes. D’autres installations peuvent avoir des imprimantes individuelles situées à chaque poste de travail. Les gros travaux d’impression ou les demandes spéciales peuvent être envoyés à une liste sélectionnée de fournisseurs ou à un sélectionné au hasard dans l’annuaire téléphonique.
Le coût total d’exploitation de toutes les activités liées à l’impression est un élément essentiel de tout audit d’impression. Ces informations doivent inclure les coûts fixes d’équipement, les consommables, les services de réparation, les coûts d’impression externes, l’électricité et les besoins en espace. Pour la plupart des entreprises, le coût total de l’activité d’impression est assez élevé et constitue un bon endroit pour introduire des mesures de réduction des coûts. Lors de la mesure des coûts d’exploitation totaux, le temps du personnel consacré à l’entretien et au soutien de ces unités doit également être inclus.