Il existe quatre types de services de bureau virtuel : espace de bureau physique, réacheminement du courrier, centre téléphonique et personnel de soutien. Ces options ont des coûts différents et il est important de sélectionner avec soin une entreprise de services de bureau virtuel. Ces services doivent être disponibles en permanence et fournir un niveau de service élevé.
Un espace de bureau physique dans un quartier d’affaires est une première étape importante pour une entreprise indépendante ou à domicile. De nombreuses entreprises en démarrage utilisent des espaces de bureau partagés pour rencontrer des clients, organiser des entretiens pour des postes de télétravail et organiser des appels en vidéoconférence. Tous ces éléments nécessitent un espace professionnel avec un certain niveau d’équipements et de services.
Le transfert de courrier est l’une des options les plus populaires d’une entreprise de services de bureau virtuel. De nombreuses entreprises ne sont pas disposées à traiter avec des entreprises exploitées à partir d’une adresse résidentielle. Fournir une autre adresse améliore le profil de votre entreprise en tant qu’entreprise légitime et viable. Certaines entreprises sont implantées dans plusieurs grandes villes du monde, telles que Londres, New York et Tokyo. Ces adresses alternatives aident à solidifier votre entreprise en tant qu’entreprise bien établie.
Un centre téléphonique géré par des professionnels garantit que tous les appelants reçoivent un accueil professionnel et la possibilité de parler avec un opérateur. Les messages urgents peuvent vous être directement transmis en dehors des heures d’ouverture habituelles. Ce service peut également être utilisé lorsque vous êtes en réunion, en déplacement ou indisponible pour recevoir des appels téléphoniques.
Le personnel de soutien peut être essentiel au succès de votre nouvelle entreprise. Certaines sociétés de services d’officiers virtuels ont des comptables, des avocats, des teneurs de livres et des secrétaires disponibles comme ressources. Si vous avez besoin de leurs services, contactez-les directement pour organiser l’assistance nécessaire. Avoir ces ressources déjà présélectionnées permet d’économiser un temps et des efforts précieux. Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l’entreprise de services de bureau virtuel pour mettre en commun les ressources et partager les compétences et les services.
Lors de la sélection de ce type d’entreprise, il est très important de vérifier les références. Parlez avec au moins quatre clients actuels et deux clients antérieurs. Découvrez si les services sont professionnels, cohérents et disponibles en cas de besoin. Déterminez quel est le processus de résolution des conflits et s’il y a eu des affaires judiciaires civiles contre l’entreprise.
Lisez attentivement le contrat et souscrivez à un bail à court terme qui n’excède pas trois mois. Cette période vous donne l’occasion de tester les services et de déterminer s’ils répondent à vos besoins. Il vous permet également de savoir si les bureaux virtuels conviennent à votre travail, à votre entreprise et à votre style personnel.