Un bon de travail est un document qui fournit des détails importants sur les biens et services qu’un client souhaite obtenir d’un fournisseur, d’un fournisseur ou d’un autre département au sein de la même entreprise. Ce document — qui peut être une feuille de papier imprimée ou un document sur un système informatique ou sur Internet — comprend souvent des éléments qui aident la ou les personnes qui exécuteront le bon de travail à savoir exactement ce que le client veut faire ou veut livrer, y compris le nombre d’unités et de détails relatifs à des éléments tels que la taille, la forme, la couleur et d’autres options importantes. Un ordre de travail peut être émis lorsqu’un ordinateur ou une autre pièce d’équipement doit être réparé, lorsque l’équipement doit être mis à niveau ou remplacé, lorsqu’un stock de fournitures doit être réapprovisionné ou dans d’autres situations lorsque le client a besoin d’un certain bien ou service.
Il y a d’autres éléments d’intérêt qui pourraient être ajoutés au formulaire d’ordre de travail à un moment donné du processus. Si le client s’est vu proposer un prix spécifique pour les biens et services demandés sur le bon de travail d’un fournisseur externe ou d’un prestataire de services, ce prix est souvent indiqué. Dans le cas où plusieurs unités sont commandées, le bon de travail comprendra généralement une colonne qui répertorie le coût total de ces articles. L’heure et la date à laquelle la commande a été émise peuvent être incluses ainsi que l’heure et la date à laquelle elle devrait être ou doit être exécutée. Une fois le travail terminé ou la livraison effectuée, l’heure et la date à laquelle cela s’est produit sont généralement ajoutées pour compléter le document.
Les formulaires de commande de travail ont également tendance à inclure des informations sur le processus de livraison ou le service effectué. Le demandeur peut spécifier un mode de livraison spécifique, tel que le courrier général ou par coursier. Dans le cas d’articles volumineux nécessitant une expédition, le client peut demander l’utilisation d’une ligne de fret particulière. Le client peut également demander la livraison ou le service avant une date précise ou donner des instructions selon lesquelles la livraison ou le service ne doit avoir lieu que certains jours de la semaine ou à certaines heures de la journée. Cela permet à la ou aux personnes qui exécuteront la commande d’ajuster les modalités d’expédition ou de service pour répondre aux besoins du client.
Un logiciel de bons de travail est souvent utilisé aujourd’hui pour générer des bons de travail qui peuvent être transmis par voie électronique. Cela réduit le temps nécessaire pour recevoir une commande d’un client. Le vendeur peut imprimer la commande ou la transmettre électroniquement, ce qui facilite le suivi de l’avancement de l’exécution depuis le point de réception jusqu’à l’achèvement.