L’utilisation principale d’une salle de vidéoconférence est que les gens communiquent entre eux via l’utilisation de transmissions vidéo et audio. Un appel visioconférence est différent d’un appel visiophonique car il implique un groupe de personnes, pas deux personnes seules. Comme il y a plusieurs personnes impliquées, plusieurs fois, une salle de vidéoconférence devra être utilisée par les personnes participant à la télécommunication. Cette salle doit être conçue et aménagée de manière appropriée, car cela garantit que tout le monde peut être vu et entendu pendant la réunion. Il existe de nombreuses façons d’aménager une salle de vidéoconférence, et le nombre de personnes et l’objet de la réunion déterminent généralement le type d’arrangement le plus approprié.
Lorsqu’il y a une salle de visioconférence suffisamment grande et généralement moins de 15 personnes, une salle de visioconférence en forme de U peut être mise en place. Ce type d’installation comprend généralement trois tables, toutes reliées les unes aux autres, formant la forme d’un U. La ou les personnes avec lesquelles le groupe communique sont généralement visibles sur un écran de télévision ou d’ordinateur à la partie ouverte du U. Les participants à la réunion s’assoient sur les parties extérieures des tables, afin qu’ils puissent facilement regarder, communiquer et prendre des notes.
Pour les visioconférences qui impliquent 16 personnes ou plus, la plupart du temps, il est plus avantageux de mettre en place la réunion dans un auditorium. Bien que ce type de configuration ne permette pas beaucoup d’interaction entre tous les participants, un microphone d’audience peut être utilisé pour poser des questions. Cette configuration permet également à tous les participants de visualiser facilement l’écran vidéo, qui est généralement installé à l’avant de la salle de l’auditorium.
Quel que soit le type de conception dans laquelle une salle de visioconférence est installée, il est important que la pièce n’ait pas de surfaces brillantes et, plus important encore, pas de verre. Si la pièce a des fenêtres, des stores sombres devraient les couvrir. Les surfaces brillantes, le verre et les fenêtres ont tendance à refléter non seulement la lumière, mais aussi le son, ce qui rend difficile pour la ou les personnes à l’autre bout de voir et d’entendre.
Il existe plusieurs autres conseils qui peuvent aider à la mise en place d’une salle de vidéoconférence. Un microphone suffit pour trois personnes participant à une vidéoconférence. Chaque fois qu’une présentation à une seule personne a lieu, un micro-cravate doit être utilisé. La couleur rouge ne doit pas être trouvée dans un décor ou sur des personnes trouvées dans des salles de vidéoconférence, car cela provoquerait des scintillements sur la vidéo. La plupart des salles de vidéoconférence nécessiteront une à trois caméras, toutes les caméras, écrans vidéo et moniteurs étant placés à l’abri des lumières vives.