Une organisation formelle est un groupe où les activités des membres sont coordonnées et contrôlées. Ces groupes ont un minimum de deux personnes impliquées, mais il n’y a pas de limite supérieure. Ces organisations intègrent des pratiques et des systèmes communs. Ce sont des réseaux compliqués. Les entreprises sont un bon exemple d’organisations formelles, mais les organismes de bienfaisance, les ministères et les organisations non gouvernementales sont également des organisations formelles.
Elles diffèrent des organisations informelles par leur structure. Les organisations informelles sont plus fluides et évoluent naturellement, alors que les organisations formelles sont plus rigides. Les membres d’organisations informelles sont réunis autour d’objectifs, de croyances ou de besoins communs. Toutes les organisations formelles contiennent dans une certaine mesure des éléments informels tels que les groupes sociaux et les désirs et ambitions personnels de leurs membres.
Le but d’une organisation formelle est d’assurer sa survie. En organisant l’entreprise, les dirigeants ou les propriétaires s’attendent à ce que l’entreprise ou le groupe atteigne ses cibles et ses objectifs. Grâce à cela, ils espèrent que l’organisation deviendra un succès. À un niveau inférieur, il permet au personnel de connaître sa place, d’avoir une division du travail et de coordonner les activités au sein de l’organisation.
Les structures au sein d’une organisation formelle ont tendance à être arbitraires. Cela signifie que la haute direction de l’entreprise a décidé quelle sera la structure. La forme et les mécanismes employés par l’entreprise dépendent de la façon dont l’entreprise s’est développée et de la philosophie de gestion. Certaines entreprises évoluent naturellement au fur et à mesure de leur croissance, tandis que d’autres sont planifiées dès le départ. Les entreprises planifiées ont tendance à avoir de meilleures structures que celles qui évoluent.
Le principal avantage d’une structure formalisée est la sûreté et la sécurité qu’elle offre aux employés et à la direction. Tout le monde au sein de l’organisation connaît sa place, son rôle et à qui rendre compte. L’organisation crée une chaîne de commandement pour la haute direction puis divise l’entreprise en départements. Ces départements, à leur tour, ont leurs propres chaînes de commandement.
Les règles et réglementations formelles protègent les intérêts subjectifs. Premièrement, ils alignent l’organisation sur les règles et réglementations nationales et locales. Ils définissent ensuite le code de conduite et les attentes formelles de l’entreprise. Ils définissent des procédures pour tous les éléments imaginables des pratiques de l’entreprise. Ils précisent également les conséquences en cas de non-respect des procédures.
La structure formelle de l’organisation définit également le système de communication interne de l’entreprise. Cela régule la façon dont chaque niveau de l’organisation interagit avec celui du dessus et celui du dessous. Ils sont conçus pour permettre à l’information de circuler à la fois en amont et en aval de la chaîne de commandement de l’entreprise. Les entreprises autorisent souvent des canaux de communication spéciaux pour relier directement la haute direction aux échelons inférieurs de l’entreprise.
Ce type d’organisation cherche également à s’autoréguler. Connue sous le nom de surveillance, l’organisation définit la manière dont les membres et les activités sont examinés et analysés pour améliorer les performances. Cela comprend les pratiques commerciales telles que la supervision, la formation et la gestion des risques.