Un centre de congrès est un bâtiment ou un groupe de bâtiments conçu, dans la plupart des cas, dans le but d’organiser des réunions, des rassemblements ou des séminaires. Il peut également être adapté pour des événements spécifiques, tels que des apparitions d’orateurs ou de musiciens de renom. Dans certains cas, les réunions ou autres événements ont lieu dans des centres ou des bâtiments non spécifiquement conçus pour les conventions, mais suffisamment grands pour accueillir les participants.
Les conventions d’affaires et les séminaires peuvent avoir lieu dans un centre de congrès idéalement situé pour les participants. Cela peut encore être une distance de la ville natale du participant, mais les planificateurs d’événements visent à trouver un endroit qui implique le moins de déplacements pour tous les participants. Si les congrès se déroulent sur quelques jours, ou proposent plusieurs séminaires, le centre peut être rattaché à des logements, afin que les personnes présentes n’aient pas à envisager des frais de déplacement supplémentaires. Parfois, ceux qui assistent à une convention doivent payer des frais qui incluent les frais d’hébergement.
Un centre de congrès peut être choisi en raison de son emplacement par rapport à d’autres attractions. Aux États-Unis, il existe un grand nombre de ces centres dans des zones touristiques populaires, notamment Anaheim, San Francisco, New York et la Floride. Il existe également de nombreux centres de congrès à l’étranger situés sur de belles îles des Caraïbes qui attirent un grand nombre de participants. Les conventions pour les groupes d’hommes d’affaires, de scientifiques ou d’autres personnes peuvent se dérouler dans un endroit attrayant afin de s’éloigner du travail et de se détendre pendant quelques jours.
Le centre des congrès peut également être relié à une université, en particulier si le congrès est de nature universitaire. Les universités sont généralement situées à proximité des logements, ou peuvent fournir un hébergement sur le campus pour les conventions de nuit. Les universités utilisent souvent leurs grands bâtiments pour des congrès parce qu’elles font ainsi un petit profit. Cela peut aider à réduire les frais de scolarité pour les étudiants. Les conventions dans les universités donnent souvent aux étudiants la possibilité de travailler le week-end ou d’assister à la convention à des coûts bien inférieurs.
Parce que les conventions ou les rassemblements peuvent durer une journée entière ou plus, certains fournissent de la nourriture et ont besoin d’accéder aux cuisines. Un centre de congrès peut fournir une cuisine ou au moins un accès au réfrigérateur pour les traiteurs afin que la nourriture puisse être préparée ou servie. D’autres centres ne fournissent pas de telles commodités, donc si l’on réserve un centre de congrès, il est sage de se renseigner sur les installations de cuisine.
Les centres de congrès plus récents peuvent également fournir un accès Internet sans fil, que ce soit pour les séminaires ou pour ceux qui sont loin de chez eux pour rester en contact avec leurs proches. Si le centre est rattaché à un hôtel, un accès Internet peut également être disponible dans l’hôtel. L’accès à Internet par téléphone peut être coûteux, selon les politiques de l’hôtel. Le centre peut également offrir une variété d’équipements pour divers types de réunions d’affaires. Des rétroprojecteurs, des machines à diapositives, des projecteurs standard, de grandes tables de style «salle de réunion» et l’accès à l’équipement de sonorisation peuvent tous être loués pour la convention, ou peuvent être offerts dans le cadre d’un forfait standard lors de la réservation du centre.